Contoh Tabel Jadwal Shift: Pola 2 Shift dan 3 Shift

Contoh Tabel Jadwal Shift: Pola 2 Shift dan 3 Shift

Jadwal shift yang tampak rapi belum tentu mudah diperiksa. Di lapangan, masalah sering muncul karena kode shift tidak jelas, shift malam dianggap masih berada pada tanggal yang sama, atau ada dua orang yang dijadwalkan pada periode yang sama sementara periode lain justru kosong.

Contoh di bawah ini sudah diisi agar HR atau supervisor bisa langsung melihat cara membaca rotasi dan cakupan operasionalnya. Ada contoh 2 shift untuk empat karyawan dan contoh 3 shift untuk operasional 24 jam. Keduanya ilustratif, bukan pola yang otomatis sesuai untuk semua perusahaan.

Susun kolom agar rotasi dan cakupan mudah terlihat

Format yang paling mudah dibaca biasanya menempatkan nama karyawan sebagai baris dan hari atau tanggal sebagai kolom. Setiap sel diisi dengan kode shift atau status libur. Dengan susunan ini, supervisor dapat melihat jadwal setiap orang dari kiri ke kanan sekaligus memeriksa cakupan operasional dari atas ke bawah.

Gunakan satu legenda yang konsisten. Misalnya, P berarti pagi, S berarti sore, M berarti malam, dan O berarti libur. Perusahaan juga bisa memakai angka 1 untuk pagi, 2 untuk sore, 3 untuk malam, dan O untuk libur. Hindari mencampur dua sistem kode dalam tabel yang sama tanpa penjelasan.

Kode	Arti	Contoh jam
P atau 1	Shift pagi	07.00–15.00
S atau 2	Shift sore	15.00–23.00
M atau 3	Shift malam	23.00–07.00 pada hari berikutnya
O	Libur	Tidak dijadwalkan bekerja

Di samping kolom hari, tambahkan kolom catatan bila ada pergantian hari, kebutuhan personel minimum, atau kondisi khusus. Catatan sebaiknya membantu pembacaan, bukan membuat tabel penuh dengan informasi yang sulit dipindai.

Contoh 2 shift untuk rotasi pagi, sore, dan libur

Berikut ilustrasi untuk empat karyawan dengan dua periode kerja: Shift 1 pukul 07.00–15.00 dan Shift 2 pukul 15.00–23.00. Dalam contoh ini, setiap hari ada satu orang pada shift pagi, satu orang pada shift sore, dan dua orang berstatus libur.

Karyawan	Senin	Selasa	Rabu	Kamis	Jumat	Sabtu	Minggu
Karyawan A	P	P	O	O	O	O	P
Karyawan B	S	S	O	O	O	O	S
Karyawan C	O	O	P	P	S	S	O
Karyawan D	O	O	S	S	P	P	O

Legenda: P = 07.00–15.00, S = 15.00–23.00, O = libur.

Cara membacanya cukup langsung. Pada Senin dan Selasa, Karyawan A menutup Shift 1 dan Karyawan B menutup Shift 2. Pada Rabu dan Kamis, cakupan berpindah ke Karyawan C dan D. Pada Jumat dan Sabtu, keduanya bertukar urutan shift. Minggu kembali ditutup oleh A dan B.

Contoh ini tidak menyatakan jumlah jam kerja atau jumlah libur yang pasti sesuai aturan. Jika operasional membutuhkan dua orang di setiap shift, perlu ada penugasan tambahan. Setelah itu, periksa kembali agar tidak ada satu karyawan yang mendapat dua shift pada hari yang sama.

Saat jumlah karyawan berubah, jangan hanya mengganti nama di tabel. Periksa kembali jumlah posisi yang harus terisi setiap hari, jumlah orang yang tersedia, pola libur, serta dampaknya ketika ada karyawan cuti atau tidak masuk. Kebutuhan satu orang per shift tentu berbeda dari kebutuhan dua atau tiga orang per shift.

Contoh 3 shift untuk operasional 24 jam

Untuk operasional 24 jam, pembagian waktunya dapat dibuat menjadi tiga periode: Shift 1 pukul 07.00–15.00, Shift 2 pukul 15.00–23.00, dan Shift 3 pukul 23.00–07.00. Shift 3 perlu diberi keterangan bahwa jam selesainya berada pada hari berikutnya. Tanpa catatan ini, pembaca mudah mengira shift malam selesai pada tanggal yang sama.

Contoh berikut memakai kode angka agar perbedaan ketiga shift terlihat jelas. Setiap hari terdapat satu orang pada masing-masing shift dan satu orang libur.

Karyawan	Senin	Selasa	Rabu	Kamis	Jumat	Sabtu	Minggu
Karyawan A	1	1	2	2	3	O	O
Karyawan B	2	2	3	3	O	1	1
Karyawan C	3	3	O	1	1	2	2
Karyawan D	O	O	1	O	2	3	3

Legenda: 1 = 07.00–15.00, 2 = 15.00–23.00, 3 = 23.00–07.00 hari berikutnya, O = libur.

Misalnya pada Jumat, Karyawan A masuk shift malam, Karyawan C masuk shift pagi, dan Karyawan D masuk shift sore. Karyawan B libur. Shift malam Karyawan A dimulai Jumat pukul 23.00 dan berakhir Sabtu pukul 07.00. Penanda “hari berikutnya” atau kolom catatan tanggal membantu mencegah salah baca seperti ini.

Jika tabel dibuat di Excel atau Google Sheets, rumus =COUNTIF(C5:I5,"1") dapat digunakan untuk menghitung berapa kali kode shift pagi muncul pada satu baris. Hasilnya bergantung pada isi tabel dan posisi sel yang digunakan. Rumus tersebut hanya membantu memeriksa frekuensi kode, bukan menentukan apakah jadwal sudah sesuai aturan atau cukup aman secara operasional.

Sebelum dibagikan, baca jadwal dari dua arah

Jadwal sebaiknya tidak langsung dibagikan hanya karena tampilannya sudah rapi. Periksa tabel per karyawan untuk melihat rotasi dan libur, lalu periksa per hari untuk memastikan seluruh periode operasional tertutup.

• Pastikan semua periode tertutup. Untuk setiap hari, cek apakah Shift 1, Shift 2, dan jika diperlukan Shift 3 memiliki orang yang ditugaskan. Sel kosong dapat menunjukkan periode operasional yang belum tertutup.

• Cari penugasan ganda. Satu karyawan tidak boleh terlihat menerima dua kode shift pada hari yang sama tanpa alasan dan pengaturan yang jelas. Pemeriksaan ini lebih mudah dilakukan dengan membaca setiap kolom dari atas ke bawah.

• Periksa urutan rotasi. Beri perhatian khusus pada perpindahan dari shift malam ke shift pagi. Jadwal yang tidak tampak bentrok tetap perlu ditinjau jika jeda antarpenugasan terlalu dekat.

• Lihat pembagian libur. Pastikan status O tidak terkumpul pada orang tertentu sementara orang lain terus mendapat penugasan. Periksa juga permintaan cuti, hari libur perusahaan, dan kebutuhan minimum personel.

• Hitung durasi pada periode jadwal. Gunakan catatan atau spreadsheet untuk menjumlahkan penugasan setiap orang. Jangan menyimpulkan total jam hanya dari banyaknya kode karena durasi shift, waktu istirahat, dan aturan perusahaan dapat berbeda.

Kesalahan yang sering terjadi adalah memeriksa jadwal hanya per orang. Padahal, jadwal juga perlu dibaca per hari: siapa yang membuka operasional, siapa yang menutup, apakah ada periode kosong, dan apakah jumlah personel di setiap shift cukup.

Rentang shift bukan otomatis jam kerja efektif

Rentang 07.00–15.00 berarti ada delapan jam antara waktu mulai dan selesai. Namun, angka itu tidak otomatis sama dengan jam kerja efektif. Waktu berada di tempat kerja, waktu istirahat, jam kerja efektif, dan lembur perlu dibaca sesuai pengaturan perusahaan dan kondisi penerapannya.

Karena itu, tabel 07.00–15.00 tidak bisa langsung dipakai untuk menyimpulkan seseorang bekerja selama jumlah jam tertentu atau bahwa jadwal tersebut pasti bebas lembur. Jika ada penugasan tambahan, pergantian shift, pekerjaan setelah jadwal berakhir, atau pola kerja yang melewati tengah malam, perhitungannya perlu ditinjau kembali.

Untuk aspek jam kerja, waktu istirahat, dan lembur, perusahaan perlu memverifikasi penerapan terbaru Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, PP No. 35 Tahun 2021, serta aturan turunannya. Kepmenakertrans No. 102/MEN/VI/2004 juga perlu diverifikasi status dan relevansinya sebelum digunakan sebagai dasar untuk menyebut ketentuan lembur.

Contoh 2 shift, 3 shift, shift 12 jam, atau pola rotasi tertentu tidak otomatis membuktikan bahwa sebuah jadwal sudah sesuai ketentuan. Setelah tabel selesai, HR perlu memisahkan tiga pemeriksaan: apakah operasional tertutup, apakah pembagian jadwal masuk akal, dan apakah penerapannya sesuai aturan serta kebijakan perusahaan.

Biarkan kebutuhan operasional menentukan bentuk tabel

Tabel contoh berguna sebagai titik awal, tetapi susunan akhirnya harus mengikuti jumlah posisi yang perlu diisi, jumlah karyawan yang tersedia, jam buka operasional, dan pola libur yang disepakati. Empat karyawan dapat menghasilkan tabel yang sangat berbeda jika kebutuhan personel per shift berubah dari satu orang menjadi dua orang.

Mulailah dari kebutuhan cakupan per hari, lalu isi nama karyawan dan kode shift. Setelah itu, baca tabel dua arah: per karyawan untuk melihat rotasi dan liburnya, serta per hari untuk memastikan tidak ada periode yang kosong atau penugasan yang bentrok. Dengan cara ini, tabel jadwal shift tidak hanya terlihat rapi, tetapi juga lebih mudah diverifikasi sebelum diterapkan.