Panduan Lengkap Surat Keterangan Kerja sesuai Regulasi Indonesia

Surat keterangan kerja adalah dokumen penting bagi karyawan dan perusahaan. Panduan ini menjelaskan apa itu surat keterangan kerja, fungsi, cara pembuatannya, format yang benar, serta kewajiban dan hak menurut regulasi ketenagakerjaan Indonesia. Artikel ini ditujukan untuk HR professionals, manajer payroll, pemilik UMKM, karyawan, dan pencari kerja yang memerlukan informasi praktis dan sesuai hukum.

Pengertian Surat Keterangan Kerja

Definisi surat keterangan kerja

Surat keterangan kerja adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menerangkan status hubungan kerja seseorang di perusahaan tersebut. Dokumen ini umumnya memuat identitas karyawan, jabatan, masa kerja, jenis status kerja (tetap, kontrak, magang), serta keterangan lain sesuai kebutuhan seperti gaji pokok atau tugas utama.

Perbedaan surat keterangan kerja dengan surat lainnya

• Surat keterangan kerja: Menyatakan status kerja, masa kerja, dan informasi umum terkait hubungan kerja.
• Surat pengalaman kerja (reference letter atau employment certificate): Biasanya memuat penilaian kinerja, kontribusi, dan rekomendasi dari perusahaan terhadap karyawan, sering digunakan saat melamar pekerjaan baru.
• Surat pengantar/konfirmasi kerja: Bisa digunakan untuk keperluan administratif tertentu (mis. pengajuan visa) dan kadang memuat pernyataan yang lebih spesifik tentang tugas atau tanggung jawab saat ini.

Apa itu surat keterangan kerja dan kegunaannya dalam konteks pekerjaan di Indonesia

Dalam konteks Indonesia, surat keterangan kerja digunakan sebagai bukti resmi hubungan kerja yang sering diminta oleh pihak ketiga—bank, lembaga kredit, instansi keimigrasian, atau calon pemberi kerja baru. Dokumen ini juga berfungsi sebagai arsip administrasi perusahaan dan sebagai dasar bukti apabila ada kebutuhan verifikasi status karyawan.

Fungsi dan Manfaat Surat Keterangan Kerja

Sebagai bukti resmi hubungan kerja

Surat keterangan kerja menguatkan status karyawan di perusahaan, termasuk posisi, masa kerja, dan jenis kerja (tetap/kontrak). Bukti tertulis ini penting saat kebutuhan legal atau administratif muncul.

Kebutuhan untuk pengurusan administrasi seperti kredit, visa, atau lamaran kerja

• Bank atau lembaga kredit biasanya meminta surat keterangan kerja untuk verifikasi penghasilan dan masa kerja calon peminjam.
• Instansi imigrasi atau kedutaan sering meminta surat keterangan kerja saat pengajuan visa kerja atau kunjungan jangka panjang.
• Calon pemberi kerja baru mungkin meminta surat keterangan kerja sebagai bagian dari proses seleksi atau verifikasi pengalaman.

Manfaat bagi karyawan dan perusahaan

• Bagi karyawan: mempermudah urusan administrasi, pembuktian pengalaman kerja, dan memfasilitasi perolehan fasilitas eksternal.
• Bagi perusahaan: menjaga hubungan baik dengan mantan/karyawan aktif, memperkecil risiko sengketa, dan memenuhi praktik administrasi ketenagakerjaan yang baik.

Regulasi dan Ketentuan Hukum Terkait Surat Keterangan Kerja di Indonesia

Ketentuan di Undang-Undang Ketenagakerjaan nomor 13 tahun 2003 dan peraturan terkait

Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan mengatur berbagai kewajiban dan hak dalam hubungan kerja. Meskipun UU 13/2003 tidak secara eksplisit menyebut istilah “surat keterangan kerja” dalam setiap ketentuan, prinsip-prinsip perlindungan hak pekerja dan dokumentasi hubungan kerja diatur, misalnya mengenai kontrak kerja, upah, serta ketentuan pemutusan hubungan kerja.

Di samping UU, peraturan pelaksana dan pedoman administrasi ketenagakerjaan dari Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia dan peraturan pemerintah terkait dapat menjadi acuan praktik terbaik HR dalam menerbitkan dokumen resmi seperti surat keterangan kerja. Untuk referensi aturan lebih lanjut, lihat juga sumber hukum kompilasi pada Peraturan Pemerintah Indonesia atau ulasan legal di Hukumonline – Informasi Hukum Indonesia.

Hak karyawan untuk mendapatkan surat keterangan kerja

Karyawan berhak meminta bukti tertulis mengenai status hubungan kerja. Secara praktik dan etika ketenagakerjaan, perusahaan disarankan untuk mengeluarkan surat keterangan kerja atas permintaan karyawan, baik saat masih bekerja maupun setelah berhenti bekerja. Penolakan tanpa alasan yang sah dapat menimbulkan risiko reputasi dan potensi sengketa administratif.

Kewajiban perusahaan dalam menerbitkan surat keterangan kerja

Secara umum, kewajiban utama perusahaan adalah menyediakan dokumentasi yang akurat dan tidak menyesatkan. Dalam kasus pemutusan hubungan kerja, perusahaan wajib memberikan surat pemutusan atau dokumentasi terkait hak dan kewajiban. Meskipun tidak diatur secara rinci mengenai format surat keterangan kerja, praktik HR yang baik adalah menerbitkannya dengan data yang benar dan dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang serta stempel perusahaan bila diperlukan.

Cara Membuat Surat Keterangan Kerja yang Benar

Komponen penting dalam surat keterangan kerja

• Logo dan kop perusahaan (nama, alamat, kontak)
• Judul surat: “Surat Keterangan Kerja”
• Nomor surat (jika perusahaan menggunakan sistem nomor surat)
• Identitas karyawan: nama lengkap, NIK/KTP, nomor induk karyawan (jika ada)
• Posisi/jabatan dan deskripsi singkat tugas
• Masa kerja: tanggal mulai dan (jika relevan) tanggal berakhir/masa kontrak
• Status kerja: tetap, kontrak, magang, atau freelance
• Pernyataan tujuan surat (mis. untuk pengajuan kredit, visa, atau lamaran kerja)
• Tanda tangan pejabat berwenang, nama jelas, jabatan, dan stempel perusahaan
• Tanggal penerbitan surat

Format standar surat keterangan kerja

Format standar harus ringkas, jelas, dan mudah diverifikasi. Berikut struktur umum yang direkomendasikan:

1. Kop perusahaan
2. Judul dan nomor surat
3. Paragraf pembuka (menyatakan identitas penerima surat)
4. Isi utama (jabatan, masa kerja, status, dan fungsi kerja)
5. Penutup (pernyataan kebenaran dan tujuan surat)
6. Tempat, tanggal, tanda tangan, dan stempel

Tips membuat surat keterangan kerja agar mudah diterima oleh berbagai pihak

• Gunakan bahasa formal dan jelas tanpa akan-dugaan atau berlebihan.
• Sertakan informasi yang relevan sesuai tujuan (mis. gaji jika diminta untuk kredit).
• Pastikan semua data identitas sesuai dengan dokumen resmi karyawan (KTP, kontrak kerja).
• Nomori surat untuk mempermudah arsip dan verifikasi.
• Berikan tanda tangan basah atau tanda tangan digital yang dapat diverifikasi jika diperlukan.
• Simpan salinan arsip dalam format digital dan fisik.

Contoh Surat Keterangan Kerja

Contoh surat untuk karyawan tetap

Kop Perusahaan
Surat Keterangan Kerja
Nomor: 012/SKK/HRD/2026

Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: HRD PT Contoh Sejahtera
Jabatan: Kepala HRD

Menerangkan bahwa:
Nama: Budi Santoso
NIK: 3174xxxxxxxxxxxx
Jabatan: Senior Accounting
Status: Karyawan Tetap
Masa Kerja: 1 Maret 2018 s/d sekarang

Surat keterangan ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 10 Februari 2026

Hormat kami,

(tanda tangan)
Nama Terang
Kepala HRD
Stempel Perusahaan

Contoh surat untuk karyawan kontrak

Kop Perusahaan
Surat Keterangan Kerja
Nomor: 045/SKK/HRD/2026

Yang bertanda tangan di bawah ini menerangkan bahwa:
Nama: Siti Aminah
NIK: 3275xxxxxxxxxxxx
Jabatan: Staf Administrasi
Status: Karyawan Kontrak (PKWT)
Periode Kontrak: 1 Januari 2024 s/d 31 Desember 2024

Surat keterangan ini diberikan sehubungan dengan permintaan Siti Aminah untuk keperluan administrasi.

Bandung, 12 Februari 2026

(tanda tangan)
Nama Terang
Manajer HRD
Stempel Perusahaan

Contoh surat keterangan kerja sesuai kebutuhan berbeda

Untuk keperluan visa atau kredit, cantumkan tambahan pernyataan penghasilan atau jaminan posisi:

Surat Keterangan Kerja untuk Keperluan Pengajuan Kredit
Nama: Agus Salim
Jabatan: Marketing Executive
Status: Karyawan Tetap
Gaji Pokok: Rp7.000.000,- per bulan (sesuai data payroll)
Keterangan: Surat ini dibuat untuk keperluan pengajuan fasilitas kredit di bank.

(tanda tangan dan stempel)

Kesalahan Umum dalam Surat Keterangan Kerja dan Cara Menghindarinya

Kesalahan format dan isi surat

• Data identitas yang tidak lengkap atau tidak sesuai KTP.
• Informasi masa kerja yang tidak jelas (hanya menyebut tahun tanpa tanggal).
• Tidak ada penandatangan atau tanda tangan pejabat yang tidak berwenang.
• Bahasa yang ambigu atau klaim berlebihan terkait kinerja.

Dampak surat keterangan kerja yang tidak valid

Surat yang tidak valid dapat menyebabkan penolakan permohonan kredit, penolakan visa, atau menimbulkan keraguan terhadap kredibilitas perusahaan. Dalam beberapa kasus, informasi yang salah dapat memicu sengketa antara mantan karyawan dan perusahaan.

Cara memastikan surat keterangan kerja sah secara hukum

• Gunakan kop resmi dan nomor surat.
• Pastikan tanda tangan pejabat yang berwenang dan stempel perusahaan.
• Simpan arsip digital dan fisik untuk verifikasi jika diperlukan.
• Jika perlu, cantumkan kontak HRD untuk konfirmasi (telepon atau email resmi perusahaan).

FAQs tentang Surat Keterangan Kerja di Indonesia

Apa bedanya surat keterangan kerja dan surat pengalaman kerja?

Surat keterangan kerja fokus pada bukti hubungan kerja (jabatan, masa kerja, status), sedangkan surat pengalaman kerja biasanya memuat penilaian kinerja, pencapaian, dan rekomendasi untuk masa mendatang. Keduanya dapat saling melengkapi tergantung kebutuhan penerima dokumen.

Berapa lama waktu pembuatan surat keterangan kerja?

Waktu pembuatan biasanya singkat—dari 1 hari kerja hingga beberapa hari tergantung kebijakan internal perusahaan. Untuk mempercepat proses, karyawan sebaiknya mengajukan permintaan secara tertulis disertai tujuan penggunaan surat.

Apakah karyawan berhak mendapat surat keterangan kerja jika resign?

Ya, karyawan yang resign berhak meminta surat keterangan kerja. Perusahaan sebaiknya menerbitkannya sebagai bukti histori kerja dan untuk memudahkan karyawan memenuhi kebutuhan administratifnya. Jika terdapat sengketa atau pelanggaran, dokumentasi harus disesuaikan dengan fakta yang ada.

Bagaimana jika perusahaan menolak memberikan surat keterangan kerja?

Jika perusahaan menolak tanpa alasan yang jelas, karyawan dapat berkonsultasi dengan unit HR, mencari mediasi internal, atau mengajukan pertanyaan ke Dinas Ketenagakerjaan setempat. Mengutip pedoman praktik ketenagakerjaan dan berkonsultasi dengan Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia dapat membantu menyelesaikan masalah administratif tersebut.

Penutup dan Sumber Referensi

Surat keterangan kerja adalah dokumen administrasi yang penting dan memiliki fungsi luas dalam kehidupan kerja di Indonesia. Meskipun tidak selalu diatur secara rinci dalam setiap pasal UU Ketenagakerjaan, penerbitan surat ini merupakan bagian dari praktik HR yang baik dan dapat melindungi hak karyawan serta reputasi perusahaan. Untuk referensi lebih lanjut mengenai regulasi dan praktik ketenagakerjaan, kunjungi situs resmi Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia, Peraturan Pemerintah Indonesia, atau sumber hukum praktis di Hukumonline – Informasi Hukum Indonesia.

Artikel terkait: Undang-Undang Ketenagakerjaan Indonesia, Payroll dan Administrasi Karyawan, Cara Melakukan Penggajian Sesuai UU Ketenagakerjaan.

Jika Anda HR professional atau pemilik usaha yang membutuhkan template surat keterangan kerja yang dapat disesuaikan, pertimbangkan untuk membuat standar internal yang mencakup komponen penting di atas serta prosedur permintaan dan arsip yang jelas.