Aturan Kerja Shift di Indonesia: Jam Kerja, Lembur, Istirahat, dan Contoh Kebijakan

Kerja shift dipakai ketika operasional perusahaan perlu berjalan bergiliran, misalnya di manufaktur, logistik, retail, rumah sakit, atau layanan yang harus aktif lebih dari jam kerja kantor biasa. Bagi HR dan operasional, tantangannya bukan hanya menyusun roster yang rapi, tetapi juga memastikan aturan kerja shift tetap sesuai ketentuan ketenagakerjaan.

Panduan ini membahas hal yang paling sering ditanyakan saat menyusun sistem shift di Indonesia: dasar hukum, batas jam kerja, istirahat, lembur, shift malam, contoh roster, sampai contoh kebijakan internal yang bisa dipakai sebagai awal penyusunan PK, PP, PKB, atau SK perusahaan.

Apa yang perlu diketahui HR tentang kerja shift

Secara sederhana, kerja shift adalah sistem pembagian waktu kerja secara bergiliran agar operasional tetap berjalan. Sistem ini biasanya dipakai ketika pekerjaan tidak bisa diselesaikan dalam satu jam kerja biasa, atau ketika perusahaan membutuhkan layanan yang berlanjut sepanjang hari.

Dalam praktiknya, pengaturan shift harus tetap tunduk pada aturan ketenagakerjaan. Artinya, perusahaan tidak bisa hanya membuat jadwal berdasarkan kebutuhan operasional; jam kerja, waktu istirahat, dan lembur tetap harus diperhitungkan dengan benar.

Tiga isu kepatuhan yang paling sering muncul adalah:

• apakah jam kerja masih berada dalam batas yang diperbolehkan;
• kapan jam tambahan berubah menjadi lembur;
• dan bagaimana perlakuan khusus untuk shift malam, terutama bagi pekerja perempuan.

Dasar hukum yang relevan untuk kerja shift

Beberapa rujukan hukum yang perlu dipakai saat menyusun aturan kerja shift adalah:

• Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
• Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja
• Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021
• Kepmenakertrans Nomor 233 Tahun 2003
• Kepmenakertrans 224/2003 jika memang relevan, tetapi nomor dan ruang lingkupnya perlu diverifikasi ke sumber resmi sebelum dipublikasikan

Untuk pembaca yang akan menerapkan kebijakan, rujukan resmi sebaiknya dicek langsung di JDIH Kementerian Ketenagakerjaan atau sumber resmi lain yang valid seperti BPK. Ini penting supaya detail pasal, angka, dan ketentuan khusus yang dipakai benar-benar sesuai teks hukum.

Hubungan regulasi dengan praktik shift

Secara umum, ketentuan hukum di atas dipakai untuk menilai:

• jam kerja normal;
• waktu istirahat;
• kerja lembur;
• dan perlindungan pada kerja malam.

Dengan kata lain, roster shift yang baik bukan hanya soal pembagian orang per jam, tetapi juga soal kepatuhan pada batas kerja dan dokumentasinya.

Batas jam kerja, istirahat, dan lembur

Dalam skema jam kerja normal yang sering dipakai di Indonesia, batas yang dirujuk adalah:

• 7 jam per hari untuk 6 hari kerja;
• 8 jam per hari untuk 5 hari kerja;
• dengan total 40 jam per minggu pada skema normal.

Jika jam kerja melebihi batas harian atau mingguan tersebut, maka jam tambahan itu pada prinsipnya masuk kategori lembur.

Istirahat minimal

Aturan yang umum dirujuk adalah istirahat minimal 30 menit setelah bekerja 4 jam terus-menerus. Bagi HR dan supervisor, ini berarti jadwal shift harus disusun agar karyawan tidak dipaksa bekerja tanpa jeda terlalu lama, terutama pada jam sibuk.

Kapan jam tambahan menjadi lembur?

Sederhananya:

• jika shift reguler sudah melewati batas kerja normal, sisanya dihitung lembur;
• jika pekerja diminta masuk di luar jadwal kerjanya, waktu itu juga perlu dinilai sebagai lembur atau kerja tambahan sesuai ketentuan yang berlaku.

Batas lembur yang sering dirujuk adalah 4 jam per hari dan 18 jam per minggu. Namun, angka ini perlu dicek lagi ke sumber resmi sebelum finalisasi kebijakan internal, karena pembacaan pasal dan konteks penerapannya harus presisi.

Ringkasan praktis

Komponen	Patokan yang dirujuk
Jam kerja normal skema 6 hari	7 jam/hari
Jam kerja normal skema 5 hari	8 jam/hari
Total jam kerja normal	40 jam/minggu
Istirahat minimal	30 menit setelah 4 jam kerja terus-menerus
Lembur yang sering dirujuk	4 jam/hari dan 18 jam/minggu

Aturan shift malam dan ketentuan khusus pekerja perempuan

Shift malam umumnya merujuk pada jam kerja 23.00–07.00. Karena jam ini beririsan dengan waktu istirahat normal tubuh, perusahaan perlu memberi perhatian lebih pada keamanan, keselamatan, transportasi pulang-pergi, dan fasilitas kerja.

Pasal yang sering dirujuk untuk topik ini adalah Pasal 76 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003, namun detail penerapannya tetap harus dicek ke naskah resmi sebelum dijadikan dasar kebijakan final.

Ketentuan khusus yang perlu diperhatikan

Berdasarkan research context yang tersedia, ada beberapa hal yang perlu dicermati:

• pekerja perempuan di bawah 18 tahun tidak boleh dijadwalkan pada jam malam tertentu;
• pekerja perempuan hamil juga memiliki pembatasan untuk kerja malam tertentu;
• perusahaan perlu menyediakan fasilitas yang mendukung keamanan dan kesusilaan;
• untuk shift malam, perusahaan juga disebut perlu menyediakan makanan/minuman bergizi dan transport antar-jemput sesuai ketentuan yang berlaku.

Research context juga menyebut angka 1.400 kalori untuk makanan bergizi pada shift malam, tetapi detail kewajiban ini perlu diverifikasi ke teks resmi sebelum dipublikasikan sebagai ketentuan final.

Praktik baik vs kewajiban hukum

Agar tidak tercampur, pisahkan dua hal berikut:

• kewajiban hukum: apa yang diwajibkan regulasi;
• praktik baik perusahaan: misalnya briefing keselamatan, pembatasan rotasi malam berturut-turut, atau monitoring kelelahan.

Untuk perusahaan dengan operasional malam, praktik baik ini sangat membantu mengurangi risiko kelelahan dan kesalahan kerja.

Cara menyusun roster shift yang adil dan efisien

Roster yang baik harus menyeimbangkan tiga hal: kebutuhan operasional, keadilan distribusi beban kerja, dan kepatuhan aturan kerja shift. Jika hanya mengejar ketersediaan tenaga, risiko paling umum adalah shift malam menumpuk pada orang yang sama atau jam kerja menjadi terlalu panjang.

Pola shift yang umum dipakai

Berikut pola yang paling sering digunakan:

1. 2-shift

• cocok untuk operasional yang tidak perlu berjalan 24 jam penuh;
• biasanya dibagi menjadi dua blok kerja bergantian.

1. 3-shift

• paling umum untuk operasi berkelanjutan;
• biasanya pagi, siang, dan malam.

1. 4-group 3-shift

• memakai empat kelompok karyawan untuk menutup tiga shift harian sekaligus memberi rotasi libur.

Contoh jadwal numerik 3 shift

Contoh yang sering dipakai di manufaktur:

Shift	Jam kerja
Pagi	07.00 – 15.00
Siang	15.00–23.00
Malam	23.00–07.00

Dalam praktiknya, setiap shift tetap perlu menyisipkan istirahat sesuai aturan, misalnya istirahat setelah bekerja terus-menerus dalam durasi yang ditetapkan perusahaan dan tidak bertentangan dengan ketentuan minimum.

Contoh roster 4-group 3-shift

Contoh sederhana berikut membantu membayangkan rotasi bergilir:

Hari	Grup A	Grup B	Grup C	Grup D
Senin	Pagi	Siang	Malam	Libur
Selasa	Siang	Malam	Libur	Pagi
Rabu	Malam	Libur	Pagi	Siang
Kamis	Libur	Pagi	Siang	Malam
Jumat	Pagi	Siang	Malam	Libur

Contoh di atas hanya ilustrasi. Anda tetap perlu menyesuaikan panjang siklus, jumlah personel, dan kebutuhan istirahat agar tidak melanggar jam kerja normal.

Prinsip rotasi yang disarankan

Jika perusahaan memakai rotasi, pola maju biasanya lebih mudah diterima karyawan: pagi → siang → malam. Pola ini membantu penyesuaian ritme kerja dibanding rotasi mundur.

Selain itu, jadwal sebaiknya:

• diumumkan lebih awal;
• punya aturan tukar shift yang jelas;
• dan menyediakan tenaga cadangan untuk kondisi darurat.

Shift tetap vs jam fleksibel

Jam fleksibel tidak sama dengan kerja shift.

• Shift tetap: jam kerja sudah dibagi dalam blok tertentu, misalnya 07.00–15.00 atau 23.00–07.00.
• Jam fleksibel: ada ruang variasi waktu masuk/pulang selama memenuhi total jam kerja dan aturan perusahaan.

Kalau perusahaan memakai jam fleksibel, jangan otomatis disamakan dengan sistem shift malam atau roster berlapis. Aturan, dokumentasi, dan penghitungan jam tambahannya bisa berbeda.

Contoh kebijakan perusahaan, checklist kepatuhan, dan langkah implementasi

Agar aturan kerja shift bisa dipakai konsisten, perusahaan perlu menuangkannya ke kebijakan internal. Kebijakan ini bisa dimasukkan ke PK, PP, PKB, atau SK perusahaan sesuai struktur yang digunakan.

Langkah implementasi yang disarankan

1. Audit kebutuhan operasional

• tentukan area kerja yang benar-benar perlu shift;
• hitung jumlah personel per shift;
• identifikasi jam sibuk dan jam risiko tinggi.

1. Pilih model shift

• 2-shift, 3-shift, atau 4-group 3-shift;
• tentukan panjang shift dan waktu istirahat.

1. Susun klausul kebijakan

• tulis definisi shift;
• atur jam kerja, istirahat, lembur, tukar shift, dan shift malam.

1. Sosialisasikan ke karyawan

• gunakan briefing, email, dan dokumen tertulis;
• pastikan karyawan tahu konsekuensi perubahan jadwal.

1. Simpan bukti administrasi

• jadwal shift;
• absensi;
• persetujuan lembur;
• bukti perubahan jadwal;
• catatan tukar shift.

1. Evaluasi berkala

• cek keterlambatan, kelelahan, tingkat lembur, dan kecukupan personel;
• revisi roster bila pola kerja tidak lagi efektif.

Contoh klausul kebijakan internal

Berikut contoh klausul yang bisa disesuaikan:

Perusahaan menerapkan sistem kerja shift untuk mendukung operasional. Jam kerja, waktu istirahat, dan penugasan lembur dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Perubahan jadwal shift harus diinformasikan kepada karyawan melalui kanal resmi perusahaan dan dicatat oleh bagian HR/operasional.

Klausul seperti ini masih perlu disesuaikan dengan kondisi perusahaan dan ditinjau oleh legal/HR internal sebelum dipakai sebagai dokumen final.

Checklist kepatuhan sebelum roster dijalankan

• [ ] Jam kerja per shift tidak melebihi skema normal yang ditetapkan.
• [ ] Istirahat minimal setelah 4 jam kerja terus-menerus sudah disiapkan.
• [ ] Jam tambahan sudah ditandai sebagai lembur.
• [ ] Persetujuan lembur terdokumentasi.
• [ ] Shift malam punya pengamanan, fasilitas, dan transport yang memadai.
• [ ] Penugasan pekerja perempuan pada shift malam sudah diperiksa terhadap pembatasan yang berlaku.
• [ ] Jadwal shift disosialisasikan sebelum berlaku.
• [ ] Bukti absensi dan perubahan jadwal disimpan rapi.

Contoh perhitungan lembur dan alat bantu yang bisa dipakai

Untuk menghitung lembur, dasar yang sering dipakai adalah 1/173 upah sebulan sebagai upah per jam. Dari situ, tarif lembur diterapkan dengan pengali yang berbeda sesuai jumlah jam lembur.

Contoh kasus sederhana

Seorang karyawan bekerja 08.00–16.00 sesuai jadwal. Pada hari tertentu, ia diminta lanjut sampai 18.00.

Artinya, ada 2 jam tambahan di luar jadwal normal.

Jika mengikuti pola perhitungan yang umum dirujuk dalam research context:

• jam pertama lembur = 1,5 x 1/173 upah sebulan
• jam kedua lembur = 2 x 1/173 upah sebulan

Maka total upah lembur untuk 2 jam tersebut adalah:

(1,5 + 2) x 1/173 upah sebulan = 3,5 x 1/173 upah sebulan

Tabel ringkas perhitungan

Komponen	Rumus
Upah per jam	1/173 x upah sebulan
Jam lembur pertama	1,5 x 1/173 x upah sebulan
Jam lembur kedua	2 x 1/173 x upah sebulan
Total 2 jam lembur	3,5 x 1/173 x upah sebulan

Untuk membantu perhitungan, Anda bisa memakai konversi upah harian/per jam  atau langsung hitung upah lembur dan shift malam agar tarifnya lebih cepat dihitung berdasarkan data upah dan jam kerja.

Catatan tentang long shift

Long shift berbeda dari lembur insidental. Long shift biasanya merujuk pada pola kerja yang memang dirancang lebih panjang, sedangkan lembur insidental terjadi ketika pekerja diminta bekerja melebihi jadwal yang seharusnya.

Karena itu, payroll perlu memastikan apakah jam tambahan tersebut adalah bagian dari pola kerja, atau benar-benar lembur yang wajib dibayar dengan rumus lembur.

FAQ seputar aturan kerja shift

Apakah perusahaan wajib melapor ke Disnaker saat mengubah shift?

Dalam research context yang tersedia, kewajiban formal pelaporan ke Disnaker saat mengubah pola shift belum terverifikasi final. Karena itu, sebelum membuat klaim tersebut, cek dulu dasar resminya di JDIH Kemnaker atau Disnaker setempat.

Apa sanksi jika aturan shift dilanggar?

Sanksi dan konsekuensi hukum perlu dirujuk dari sumber resmi yang sah. Jika perusahaan ingin menuliskan bagian ini di kebijakan internal, pastikan rujukan hukumnya sudah diverifikasi terlebih dahulu.

Bagaimana menangani permintaan jam fleksibel?

Jam fleksibel sebaiknya diatur terpisah dari shift. Tetapkan dulu:

• jam inti yang wajib dihadiri;
• total jam kerja harian/mingguan;
• cara persetujuan atasan;
• dan batas perubahan jam yang masih dianggap wajar.

Apa aturan untuk tukar shift?

Tukar shift sebaiknya hanya boleh dilakukan jika ada persetujuan atasan, tercatat, dan tidak menyebabkan pelanggaran jam kerja atau istirahat. Jika tukar shift membuat seseorang melebihi batas kerja normal, waktu tambahannya tetap perlu dihitung sesuai ketentuan yang berlaku.

Kapan sebaiknya menggunakan software untuk mengelola shift

Software atau HRIS menjadi relevan ketika perusahaan mulai memiliki banyak grup shift, lokasi kerja berbeda, atau approval lembur yang harus tertib. Dengan sistem yang tepat, HR lebih mudah mengelola roster, absensi, dan audit trail perubahan jadwal.

Fitur yang paling penting biasanya meliputi:

• penjadwalan shift terpusat;
• pencatatan absensi;
• approval lembur;
• histori perubahan jadwal;
• dan integrasi ke payroll.

Jika tim Anda ingin pengelolaan lembur dan shift yang lebih rapi, Anda bisa mempelajari fitur Overtime Management Zemangat.

Langkah yang sebaiknya dilakukan setelah membaca panduan ini

Kalau Anda sedang menyusun atau mengevaluasi aturan kerja shift, urutannya sebaiknya begini:

1. cocokkan roster yang berjalan dengan batas jam kerja dan istirahat;
2. pastikan shift malam punya perlakuan khusus yang jelas;
3. tulis kebijakan internal dalam PK, PP, PKB, atau SK;
4. siapkan bukti administrasi untuk absensi, lembur, dan tukar shift;
5. gunakan alat bantu agar pencatatan lebih konsisten.

Dengan pendekatan seperti ini, sistem shift tidak hanya berjalan, tetapi juga lebih mudah diaudit dan lebih aman diterapkan untuk HR, operasional, dan payroll.