Cara Menghitung Kebutuhan Karyawan Baru dari Beban Kerja

Cara Menghitung Kebutuhan Karyawan Baru dari Beban Kerja

HR sering berada di posisi sulit: tim mengeluh terlalu sibuk, manajer memperkirakan pekerjaan akan bertambah, tetapi belum ada cara yang konsisten untuk menerjemahkan kondisi itu menjadi jumlah karyawan yang dibutuhkan.

Perhitungan kebutuhan tenaga kerja bisa dimulai dengan mengubah beban kerja menjadi satuan waktu. Setelah itu, bandingkan hasilnya dengan kapasitas kerja efektif setiap karyawan. Rumus dasarnya adalah kebutuhan total karyawan = total beban kerja ÷ kapasitas kerja efektif per karyawan.

Baru setelah kebutuhan total diketahui, HR dapat menghitung tambahan tenaga kerja yang diperlukan: kebutuhan karyawan baru = kebutuhan total karyawan − karyawan yang sudah tersedia.

Kedua angka ini tidak selalu sama. Kebutuhan total menunjukkan ukuran tim yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Sementara itu, kebutuhan karyawan baru menunjukkan berapa orang tambahan yang masih harus direkrut setelah tenaga kerja yang ada diperhitungkan.

Mulai dengan mengubah pekerjaan menjadi waktu

Perhitungannya dimulai dari total pekerjaan dalam satu periode, misalnya satu tahun. Kalikan volume pekerjaan dengan waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan. Hasilnya adalah total beban kerja dalam satuan waktu.

Total beban kerja = volume pekerjaan × waktu penyelesaian per pekerjaan

Selanjutnya, bagi total beban kerja dengan kapasitas kerja efektif satu karyawan. Jika hasilnya berupa pecahan, kebutuhan karyawan biasanya dibulatkan ke atas sesuai kebutuhan operasional. Posisi penuh tidak dapat dipenuhi hanya dengan sebagian orang tanpa penyesuaian desain pekerjaan atau pembagian kapasitas.

Setelah kebutuhan total diperoleh, bandingkan dengan jumlah karyawan yang sudah tersedia. Jika jumlah karyawan yang ada masih lebih sedikit, selisihnya menjadi kebutuhan rekrutmen baru. Jika jumlahnya sama atau lebih banyak, perhitungan tersebut tidak menunjukkan kebutuhan penambahan orang untuk beban kerja yang dianalisis.

Samakan data sebelum memasukkannya ke rumus

Perhitungan mudah meleset ketika data yang dibandingkan memakai satuan berbeda. Misalnya, total pekerjaan dihitung per tahun, sedangkan kapasitas karyawan dihitung per bulan tanpa konversi. Karena itu, HR, manajer departemen, dan pemilik bisnis perlu menyepakati periode serta satuan yang digunakan.

Input	Yang perlu dicatat
Volume pekerjaan	Jumlah pekerjaan yang diselesaikan dalam periode tertentu
Satuan pekerjaan	Contohnya proyek, tiket, transaksi, dokumen, atau pesanan
Waktu per pekerjaan	Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu unit pekerjaan
Periode perhitungan	Misalnya per bulan atau per tahun; harus sama dengan periode kapasitas kerja
Kapasitas efektif	Waktu produktif yang benar-benar tersedia dari satu karyawan dalam periode tersebut
Karyawan tersedia	Jumlah tenaga kerja yang saat ini dapat mengerjakan pekerjaan yang dihitung

Data volume dan waktu sebaiknya berasal dari catatan operasional atau pengukuran pekerjaan yang relevan. Hindari mencampur pekerjaan dengan karakter berbeda jika waktu penyelesaiannya belum tentu dapat dibandingkan.

Hitung kapasitas yang benar-benar tersedia

Jam kerja di kalender tidak otomatis sama dengan kapasitas kerja karyawan. Sebagian waktu digunakan untuk cuti, hari libur, absensi, rapat, pelatihan, koordinasi, atau aktivitas lain yang dibutuhkan perusahaan.

Karena itu, kapasitas kerja efektif dapat dihitung dengan pendekatan berikut:

Kapasitas kerja efektif = waktu kerja dalam periode − waktu nonproduktif yang relevan

Istilah “nonproduktif” di sini bukan berarti aktivitas tersebut tidak berguna. Rapat dan pelatihan, misalnya, dapat mendukung pekerjaan dalam jangka panjang. Waktu itu hanya tidak dihitung sebagai waktu yang tersedia untuk menyelesaikan jenis pekerjaan yang sedang dianalisis.

Perusahaan perlu menggunakan kebijakan dan data aktualnya sendiri untuk menentukan pengurang tersebut. Jika angka cuti, absensi, rapat, atau pelatihan belum tersedia, nyatakan sebagai asumsi dan jangan menyamarkannya sebagai angka pasti. Kapasitas efektif juga sebaiknya dihitung untuk kelompok pekerjaan yang memiliki pola kerja serupa.

Contoh: dari 100.000 proyek menjadi kebutuhan tim

Gunakan simulasi berikut sebagai contoh ilustratif. Sebuah organisasi menyelesaikan 100.000 proyek per tahun. Setiap proyek membutuhkan 4 jam kerja, sehingga total beban kerjanya adalah:

100.000 proyek × 4 jam = 400.000 jam kerja per tahun

Jika kapasitas kerja efektif satu karyawan adalah 2.000 jam per tahun, kebutuhan total karyawan menjadi:

400.000 jam ÷ 2.000 jam = 200 karyawan

Angka 200 orang tersebut adalah kebutuhan total, bukan otomatis jumlah orang yang harus direkrut. Untuk mengetahui kebutuhan karyawan baru, bandingkan angka itu dengan tenaga kerja yang sudah tersedia.

Data ilustratif	Nilai
Volume pekerjaan	100.000 proyek per tahun
Waktu per proyek	4 jam
Total beban kerja	400.000 jam per tahun
Kapasitas efektif per karyawan	2.000 jam per tahun
Kebutuhan total	200 karyawan
Karyawan tersedia	Diisi berdasarkan data perusahaan
Kebutuhan karyawan baru	200 − karyawan tersedia

Misalnya, perusahaan memiliki 185 karyawan yang benar-benar tersedia untuk pekerjaan tersebut. Selisihnya adalah 15 orang. Angka 185 dalam ilustrasi ini hanya menunjukkan cara membaca rumus; keputusan nyata harus menggunakan data perusahaan.

Jika hasil pembagian kebutuhan total berupa pecahan, bulatkan ke atas sebelum membandingkannya dengan jumlah karyawan yang tersedia. Contohnya, kebutuhan 12,4 orang dibaca sebagai kebutuhan 13 orang untuk perencanaan posisi penuh. Setelah itu, kurangi dengan jumlah karyawan yang sudah tersedia.

Sebelum mengubah hasil hitung menjadi lowongan

Perhitungan beban kerja membuat keputusan lebih terukur, tetapi hasilnya tetap bergantung pada kualitas input. Sebelum menjadikannya dasar rekrutmen, cek beberapa hal berikut:

• Apakah volume pekerjaan dan kapasitas karyawan menggunakan periode yang sama?

• Apakah total beban kerja dihitung dari volume yang benar dan dengan satuan yang tepat?

• Apakah waktu per pekerjaan masuk akal untuk jenis pekerjaan tersebut?

• Apakah kapasitas efektif sudah mengurangi waktu yang tidak tersedia untuk pekerjaan utama?

• Apakah kebutuhan total sudah dibulatkan ke atas jika hasilnya berupa pecahan?

• Apakah karyawan yang dihitung tersedia memang dapat mengerjakan pekerjaan tersebut?

Kesalahan yang sering terjadi di lapangan adalah langsung mengubah kebutuhan total menjadi jumlah lowongan. Padahal, HR perlu memisahkan tiga angka: total beban kerja, kebutuhan total karyawan, dan tambahan karyawan baru. Dengan pemisahan ini, diskusi bersama manajer departemen menjadi lebih jelas, terutama ketika sebagian kebutuhan masih dapat dipenuhi oleh tenaga kerja yang sudah ada.

Pendekatan ini menjadikan analisis beban kerja bagian praktis dari manpower planning: ukur pekerjaan dalam satuan waktu, tentukan kapasitas kerja efektif, hitung kebutuhan total, lalu bandingkan dengan kapasitas tim saat ini. Keputusan rekrutmen pun tidak berhenti pada pertanyaan apakah tim sedang kewalahan, tetapi memiliki dasar perhitungan yang dapat diperiksa bersama.