Flexi-Hours untuk WFH dan Hybrid: Contoh Aturan dan Jadwalnya

HR sering berada di posisi yang serba salah saat ingin memberi fleksibilitas waktu kepada karyawan WFH atau hybrid. Di satu sisi, pilihan jam kerja bisa membantu karyawan bekerja lebih nyaman. Di sisi lain, rapat dapat sulit dijadwalkan, kehadiran tidak tercatat dengan rapi, dan target kerja berisiko dinilai hanya dari status online.

Fleksibilitas tetap bisa berjalan tanpa membuat koordinasi berantakan, asalkan batasnya dirancang sejak awal. Aturan flexi-hours biasanya perlu memuat total jam kerja, jam inti untuk koordinasi, rentang waktu mulai dan selesai, cara mencatat kehadiran, serta target atau output yang menjadi dasar evaluasi.

WFH mengatur lokasi, flexi-hours mengatur waktu

Di lapangan, WFH sering dianggap sebagai izin untuk memilih jam kerja sesuka hati. Padahal, Work from Home atau WFH menjelaskan lokasi seseorang bekerja, bukan kapan ia bekerja.

Hal yang sama berlaku untuk WFO dan hybrid working. WFO berarti bekerja dari kantor, sedangkan hybrid working menggabungkan hari kerja dari kantor dan lokasi remote. Flexi-hours berada pada dimensi yang berbeda: pengaturan ini memberi fleksibilitas pada waktu mulai dan selesai bekerja, sesuai ketentuan yang disepakati perusahaan.

Pengaturan	Yang dibuat fleksibel	Contoh kewajiban
WFO	Lokasi kerja tetap di kantor	Mengikuti jam kerja dan aturan kehadiran perusahaan
WFH	Lokasi kerja dari rumah	Dapat tetap bekerja pada jam tetap, misalnya 09.00–17.00
Hybrid working	Pembagian lokasi kantor dan remote	Mengikuti jadwal WFO-WFH yang disepakati
Flexi-hours	Waktu mulai dan selesai kerja	Memenuhi total jam kerja dan tersedia pada jam inti

Artinya, karyawan bisa bekerja dari rumah dengan jadwal tetap 09.00–17.00. Karyawan hybrid juga dapat memilih jadwal 08.00–16.00 atau 10.00–18.00, selama tetap memenuhi aturan perusahaan.

Bangun jadwal dari jam inti

Jam inti atau core hours adalah periode ketika karyawan wajib tersedia untuk rapat, diskusi, dan koordinasi. Inilah titik temu yang membuat tim tetap bisa bekerja bersama meskipun waktu mulai dan selesai setiap orang berbeda.

Rancangan sebaiknya dimulai dari kebutuhan operasional, bukan dari terlalu banyak pilihan jam kerja. Tentukan jumlah hari kerja dan jam kerja per hari sesuai kebijakan perusahaan serta ketentuan yang berlaku. Formula sederhananya:

Total jam kerja mingguan = jumlah hari kerja × jam kerja per hari

Berikutnya, tentukan rentang jadwal yang tersedia. Misalnya, perusahaan menyediakan pilihan 08.00–16.00 dan 10.00–18.00, dengan jam inti 10.00–14.00. Rapat yang melibatkan beberapa fungsi sebaiknya ditempatkan pada jam inti, kecuali ada kebutuhan operasional yang sudah disepakati.

Jam inti bukan berarti semua orang harus terus-menerus berada dalam rapat. Fungsinya adalah menyediakan waktu yang bisa diandalkan untuk berkolaborasi. Di luar jam tersebut, komunikasi dapat dilakukan secara asinkron atau melalui jadwal yang disepakati oleh masing-masing tim.

Aturan ini perlu cukup spesifik untuk menjawab situasi sehari-hari: siapa yang wajib tersedia, apakah semua posisi boleh memilih slot yang sama, dan bagaimana kebutuhan layanan di luar jam inti ditangani. Jawabannya bisa berbeda menurut fungsi kerja, sehingga kebijakan tidak sebaiknya dibuat seragam tanpa melihat kebutuhan operasional.

Aturan harian yang tidak menyisakan banyak tafsir

Kalimat “karyawan boleh memilih jam kerja” belum cukup menjadi kebijakan. Karyawan dan atasan perlu mengetahui jadwal yang berlaku hari itu, cara mencatatnya, serta prosedur jika jadwal harus berubah.

Contoh aturan internalnya dapat dirumuskan sebagai berikut:

• Karyawan memilih salah satu slot waktu kerja yang tersedia dan mencatatnya melalui sistem kehadiran yang ditetapkan perusahaan.
• Karyawan wajib tersedia selama jam inti untuk rapat dan koordinasi yang relevan dengan pekerjaannya.
• Perubahan jadwal diajukan melalui kanal yang ditentukan kepada atasan atau pihak yang berwenang sebelum jadwal kerja dimulai.
• Jika tidak dapat tersedia pada jam inti, karyawan menyampaikan alasan dan pengaturan pengganti kepada atasan serta pihak yang terdampak.
• Evaluasi penerapan flexi-hours melihat catatan kehadiran, ketersediaan untuk koordinasi, pencapaian target, dan kualitas output.

Absensi digital dapat membantu mencatat waktu mulai, waktu selesai, dan jadwal yang dipilih dengan lebih rapi. Data ini berguna untuk administrasi kehadiran dan payroll, tetapi tidak dengan sendirinya membuktikan bahwa pekerjaan selesai atau target tercapai.

Masalah biasanya muncul ketika terlalu banyak pengecualian disepakati lewat chat pribadi. Lama-kelamaan, HR sulit mengetahui jadwal yang sebenarnya berlaku dan payroll harus bekerja dari data yang tidak seragam. Karena itu, perubahan jadwal sebaiknya dicatat melalui satu kanal, meskipun persetujuannya tetap diberikan oleh atasan langsung.

Untuk waktu istirahat, lembur, sanksi, dan ketidaksesuaian jadwal, gunakan kebijakan perusahaan serta ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku sebagai rujukan. Jangan memasukkan angka atau konsekuensi baru ke dalam kebijakan flexi-hours sebelum diverifikasi.

Ukur pekerjaan, bukan sekadar status online

Status online hanya menunjukkan bahwa seseorang sedang terhubung. Status itu tidak menjelaskan kualitas pekerjaan, tingkat penyelesaian target, atau kontribusinya terhadap tim.

Dalam praktiknya, evaluasi bisa melihat empat hal berikut:

1. Jam kerja tercatat: apakah jadwal dan kehadiran dicatat sesuai mekanisme yang berlaku.
2. Ketersediaan saat dibutuhkan: apakah karyawan hadir pada jam inti dan merespons koordinasi yang relevan.
3. Pencapaian target: apakah pekerjaan atau sasaran yang disepakati bergerak sesuai tenggat.
4. Kualitas output: apakah hasil kerja memenuhi standar dan dapat digunakan oleh pihak berikutnya.

Bentuk target tentu berbeda menurut pekerjaan. Tim HR operations mungkin memiliki pekerjaan administrasi dan tenggat layanan, sementara tim kreatif atau pengembangan produk dapat dinilai dari penyelesaian deliverable yang telah disepakati. Tidak ada metrik universal karena indikator perlu mengikuti peran dan kebijakan kinerja masing-masing perusahaan.

Check-in berkala membantu atasan melihat sumber masalah: disiplin, beban kerja, atau koordinasi antartim. Cara ini lebih berguna daripada meminta semua orang terus-menerus menunjukkan status aktif.

Contoh jadwal flexi-hours dalam tim hybrid

Contoh berikut bersifat ilustratif. Asumsinya, perusahaan menerapkan lima hari kerja dengan delapan jam kerja per hari. Karyawan hybrid boleh memilih jadwal 08.00–16.00 atau 10.00–18.00, sementara jam inti berlaku pukul 10.00–14.00.

Karyawan	Pilihan jadwal	Hari kerja	Jam inti	Perhitungan mingguan
Karyawan A	08.00–16.00	Senin–Jumat	10.00–14.00	5 × 8 jam = 40 jam per minggu
Karyawan B	10.00–18.00	Senin–Jumat	10.00–14.00	5 × 8 jam = 40 jam per minggu

Keduanya memenuhi asumsi total jam yang sama dan wajib tersedia untuk rapat serta koordinasi pada jam inti. Perbedaan waktu mulai tidak menjadi masalah selama jadwal tercatat, tanggung jawab tetap dipenuhi, dan kebutuhan tim terakomodasi.

Pola ini berbeda dari compressed workweek. Sebagai contoh ilustratif, perusahaan dapat menyetujui pola empat hari kerja dengan 10 jam per hari. Seorang karyawan bekerja dari rumah pada Senin–Kamis dan libur pada Jumat. Perhitungannya adalah 4 × 10 jam = 40 jam per minggu.

Compressed workweek bukan sekadar memilih waktu mulai dan selesai yang berbeda setiap hari. Karena mengubah jumlah hari dan durasi kerja, kesesuaiannya dengan waktu istirahat, lembur, kebijakan internal, dan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku perlu diverifikasi sebelum diterapkan.

Uji dulu sebelum diterapkan ke semua tim

Rancangan flexi-hours sebaiknya diuji lebih dulu pada satu tim atau fungsi yang kebutuhan koordinasinya relatif mudah dipetakan. Dari uji ini, HR dapat melihat apakah jam inti terlalu sempit, apakah pilihan jadwal menimbulkan benturan layanan, dan apakah atasan memiliki indikator output yang jelas.

Periksa juga apakah sistem absensi atau HRIS dapat membedakan jadwal yang dipilih, kehadiran aktual, dan perubahan yang telah disetujui. Catatan tersebut membantu HR menggunakan data yang sama ketika memeriksa kehadiran atau menyiapkan payroll.

Flexi-hours akan lebih mudah dijalankan ketika perusahaan tidak menyamakan fleksibilitas dengan kebebasan tanpa batas. Tetapkan waktu untuk bertemu, cara mencatat kehadiran, jalur perubahan jadwal, dan hasil yang harus dicapai. Setelah itu, evaluasi penerapannya berdasarkan data kehadiran dan output kerja bukan berdasarkan siapa yang paling lama terlihat online.