Membuat Jadwal Shift: Contoh Pembagian Karyawan, Libur, dan Total Jam Kerja

Membuat Jadwal Shift: Contoh Pembagian Karyawan, Libur, dan Total Jam Kerja

Menyusun jadwal shift sering kali terasa seperti memecahkan teka-teki. Tabel mungkin terlihat penuh, tetapi kasir masih kosong saat jam ramai, seorang operator bisa saja terjadwal dua kali, dan orang yang sama terus mendapat shift malam atau hari libur.

Masalah ini biasanya muncul karena penyusunan dimulai dari nama karyawan, bukan dari kebutuhan operasional. Cara yang lebih aman adalah memetakan coverage terlebih dahulu: posisi apa yang harus terisi, pada jam berapa, dan berapa orang yang dibutuhkan. Setelah itu, baru tempatkan karyawan berdasarkan peran dan ketersediaan, lalu periksa konflik, rotasi, serta total jam kerja.

Petakan Coverage Sebelum Mengisi Nama

Coverage adalah kebutuhan tenaga kerja yang harus tersedia pada periode tertentu. Data awal yang perlu dikumpulkan meliputi jam operasional, periode ramai, posisi yang wajib terisi, jumlah minimum orang per posisi, serta kompetensi yang dibutuhkan.

Misalnya, restoran buka 24 jam dan membutuhkan minimal satu orang di kasir, satu orang di dapur, dan satu orang untuk operasional umum pada setiap periode. Kebutuhan ini sebaiknya diterjemahkan menjadi daftar posisi per shift, bukan sekadar catatan “butuh tiga orang”.

Periode	Posisi wajib	Jumlah minimum	Catatan
Pagi	Kasir, dapur, operasional	Sesuai kebutuhan layanan	Periksa jam pembukaan dan persiapan
Sore	Kasir, dapur, operasional	Sesuai kebutuhan layanan	Periksa periode ramai
Malam	Kasir, dapur, operasional	Sesuai kebutuhan layanan	Periksa kebutuhan keamanan dan serah terima

Setelah itu, bandingkan kebutuhan tersebut dengan karyawan yang tersedia. Jangan berhenti pada jumlah orang. Cocokkan juga peran, keterampilan, lokasi kerja, dan ketersediaan masing-masing. Dua orang mungkin sama-sama bisa bekerja pada sore hari, tetapi belum tentu keduanya dapat mengisi posisi kasir.

Jika kapasitas yang tersedia tidak cukup untuk menutup semua periode, biarkan masalah itu terlihat sebelum jadwal dibagikan. Pilihannya dapat berupa penyesuaian coverage, penambahan tenaga, perubahan jam operasional, atau penjadwalan ulang berdasarkan prioritas layanan. Hindari menutup kekurangan dengan menambah jam kerja secara otomatis tanpa memeriksa aturan dan persetujuan yang berlaku.

Pilih Pola Shift yang Cocok dengan Operasional

Shift tetap cocok untuk pekerjaan dengan jam kerja yang relatif sama. Sementara itu, pola rotasi memberi kesempatan pergantian jam kerja, tetapi membutuhkan perhatian lebih, terutama saat karyawan berpindah dari shift malam ke pagi.

Sistem dua shift dapat digunakan ketika operasional terbagi dalam dua rentang. Untuk layanan yang berjalan sepanjang hari, tiga shift biasanya lebih relevan. Sebagai ilustrasi, tiga shift dapat dibagi menjadi 07.00-15.00, 15.00-23.00, dan 23.00-07.00.

Rentang waktu tersebut belum tentu sama dengan jam kerja efektif. Jika ada waktu istirahat satu jam di dalam rentang shift, waktu itu perlu dipisahkan saat menghitung jam kerja.

Kode	Rentang shift ilustratif	Yang dicatat saat rekap
P	07.00–15.00	Jam kerja efektif, bukan hanya durasi rentang
S	15.00–23.00	Jam kerja efektif dan waktu serah terima
M	23.00–07.00	Jam kerja efektif serta urutan sebelum dan sesudahnya
O	Libur	Tidak dihitung sebagai shift kerja

Shift malam juga tidak sebaiknya dianggap sebagai kotak kosong yang dapat diisi siapa saja. Lihat urutan rotasinya dan pastikan ada waktu pemulihan yang masuk akal sebelum karyawan masuk ke shift berikutnya. Kalender bisa terlihat rapi, tetapi perpindahan yang terlalu cepat tetap berpotensi melelahkan.

Untuk waktu kerja, istirahat, kerja malam, dan lembur, verifikasi kebijakan perusahaan serta ketentuan yang berlaku, termasuk UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, PP No. 35 Tahun 2021, dan Kepmenakertrans No. 102/MEN/VI/2004. Sumber-sumber tersebut perlu diperiksa kembali sebelum angka atau aturan tertentu digunakan sebagai dasar jadwal.

Bagi Shift Berdasarkan Peran, Ketersediaan, dan Riwayat

Gunakan kode yang konsisten, misalnya P untuk pagi, S untuk sore, M untuk malam, dan O untuk libur. Kode ini membuat jadwal lebih mudah dibaca dan membantu pemeriksaan jumlah shift. Di Excel atau Google Sheets, fungsi COUNTIF dapat digunakan untuk menghitung kemunculan kode tertentu. Namun, rumus tetap tidak menggantikan penilaian supervisor.

Kelompokkan karyawan berdasarkan peran atau kompetensi sebelum menempatkan mereka ke jadwal. Setiap shift harus diisi oleh orang yang mampu menjalankan pekerjaan wajib, bukan hanya memenuhi jumlah orang yang ditargetkan.

Untuk membagi jadwal secara wajar, lihat juga riwayat shift malam dan hari libur. Jika seseorang sudah mendapat banyak shift malam pada minggu sebelumnya, jangan langsung menempatkannya pada semua slot malam berikutnya. Prinsip yang sama berlaku untuk hari libur dan periode kerja yang paling tidak diminati.

Rekap jam kerja dengan rumus sederhana: jumlah shift dikalikan durasi kerja efektif per shift. Dalam contoh ilustratif dengan lima hari kerja, tujuh jam kerja efektif, dan satu jam istirahat per shift, hasilnya adalah 5 × 7 = 35 jam kerja efektif per minggu. Jangan mencampur durasi rentang shift dengan jam kerja efektif.

Contoh Jadwal Mingguan sebagai Titik Awal

Berikut contoh ilustratif model tiga shift dan empat grup. Setiap hari, satu grup mengisi shift pagi, satu grup shift sore, satu grup shift malam, dan satu grup libur. Contoh ini membantu membaca coverage dan kode jadwal, tetapi bukan pola rotasi universal atau keputusan kepatuhan.

Grup	Senin	Selasa	Rabu	Kamis	Jumat	Sabtu	Minggu	Total penempatan
Grup 1	P	S	M	O	P	S	M	6 shift, 1 libur
Grup 2	S	M	O	P	S	M	O	5 shift, 2 libur
Grup 3	M	O	P	S	M	O	P	5 shift, 2 libur
Grup 4	O	P	S	M	O	P	S	5 shift, 2 libur

Cara membacanya: pada Senin, Grup 1 mengisi pagi, Grup 2 sore, Grup 3 malam, dan Grup 4 libur. Pada Selasa, Grup 4 mengisi pagi, Grup 1 sore, Grup 2 malam, dan Grup 3 libur. Dengan susunan ini, setiap kolom hari memiliki coverage P, S, dan M.

Namun, coverage bukan satu-satunya pemeriksaan. Grup 1 memiliki enam penempatan, sedangkan grup lain lima. Perpindahan dari satu kode ke kode berikutnya juga perlu ditinjau berdasarkan waktu pemulihan. Jika satu grup terdiri atas beberapa orang, rekap jam dan pemerataan shift harus dihitung pada tingkat individu, bukan berhenti pada nama grup.

Untuk model tiga shift empat grup dengan asumsi satu karyawan bekerja lima hari, tujuh jam efektif, dan satu jam istirahat per shift, rekap jam efektif per karyawan adalah 35 jam per minggu. Jika jumlah hari kerja, durasi efektif, atau kebutuhan coverage berubah, tabel harus dihitung ulang dari awal.

Periksa Bentrokan dan Beban Kerja Sebelum Publikasi

Kesalahan jadwal lebih mudah diperbaiki ketika masih berupa draft. Sebelum jadwal dipublikasikan, periksa hal-hal berikut:

• Coverage: pastikan setiap shift dan posisi wajib memiliki orang yang sesuai.

• Jadwal ganda: pastikan tidak ada karyawan yang ditempatkan pada dua shift dengan waktu bertumpang tindih.

• Urutan shift: tandai perpindahan malam ke pagi atau urutan lain yang menyisakan waktu pemulihan terlalu pendek.

• Pemerataan: bandingkan jumlah shift malam, akhir pekan, dan hari libur antarkaryawan.

• Total jam: hitung jam kerja efektif setiap orang secara terpisah dari waktu istirahat.

• Peran: pastikan kompetensi yang dibutuhkan tersedia pada setiap periode.

Jika menggunakan spreadsheet, buat satu baris untuk satu karyawan dan satu kolom untuk setiap hari. Rekap kode P, S, M, dan O dengan COUNTIF dapat membantu menemukan distribusi yang timpang. Setelah ada pertukaran shift atau perubahan manual, lakukan pemeriksaan ulang. Satu sel yang diganti dapat membuat jadwal yang semula rapi menjadi bentrok.

Bedakan Roster dari Kehadiran Aktual

Roster adalah jadwal yang direncanakan. Kehadiran aktual mencatat waktu ketika karyawan benar-benar masuk, pulang, terlambat, bertukar shift, atau tidak hadir. Keduanya perlu dipisahkan agar perubahan tidak menghapus rencana awal dan pemeriksaan jam kerja tetap dapat dilakukan.

Excel atau Google Sheets masih memadai untuk jadwal dengan jumlah orang dan perubahan yang terbatas. Ketika pertukaran shift, cuti, multi-lokasi, atau perubahan mendadak semakin sering, pencatatan manual lebih mudah keliru. HRIS dapat digunakan untuk mengelola roster dan kehadiran, tetapi logika coverage, kebutuhan peran, dan keputusan pembagian shift tetap perlu ditetapkan lebih dulu oleh HR atau supervisor.

Checklist Sebelum Jadwal Diterapkan

Sebelum jadwal dipublikasikan, pastikan pertanyaan berikut sudah terjawab:

• Apakah kebutuhan coverage setiap jam dan posisi sudah dipetakan?

• Apakah setiap shift memiliki karyawan dengan peran yang sesuai?

• Apakah tidak ada karyawan yang terjadwal ganda?

• Apakah shift malam dan hari libur dibagi berdasarkan riwayat, bukan kebiasaan menempatkan orang yang sama?

• Apakah perpindahan antarshift sudah diperiksa, terutama setelah shift malam?

• Apakah total jam kerja dihitung dari jam efektif dan dipisahkan dari waktu istirahat?

• Apakah ketentuan ketenagakerjaan dan kebijakan internal sudah diverifikasi untuk pola yang akan diterapkan?

• Apakah perubahan jadwal dan kehadiran aktual memiliki catatan terpisah?

Jadwal shift yang baik bukan jadwal yang paling padat. Ukurannya adalah apakah jadwal tersebut menutup kebutuhan operasional tanpa menyembunyikan beban di balik tabel. Mulailah dari coverage, tempatkan orang berdasarkan peran, periksa rotasi dan total jam, lalu komunikasikan jadwal setelah semua pemeriksaan selesai.