Jangan Samakan Point Factor dengan Job Grading dalam Penyusunan SSU

Jangan Samakan Point Factor dengan Job Grading dalam Penyusunan SSU

Di meja HR, pertanyaan “sebaiknya memakai point factor atau job grading?” memang terdengar sederhana. Masalahnya, pertanyaan ini sering menganggap keduanya sebagai dua metode yang setara dan harus dipilih salah satu. Padahal, fungsi dan tahap penggunaannya dalam penyusunan Struktur dan Skala Upah (SSU) bisa berbeda.

Point factor digunakan untuk mengevaluasi nilai relatif suatu jabatan melalui faktor dan skor. Sementara itu, job grading digunakan untuk mengelompokkan jabatan ke dalam grade berdasarkan hasil evaluasi atau kriteria grade yang telah ditetapkan. Artinya, point factor justru dapat menjadi dasar untuk menetapkan job grade.

Jadi, perusahaan tidak selalu perlu memilih salah satunya secara mutlak. Pertanyaan yang lebih tepat adalah: seberapa rinci evaluasi jabatan yang dibutuhkan, bagaimana jabatan akan dikelompokkan, dan apakah prosesnya dapat dijalankan secara konsisten?

Point factor dan job grading menjawab pertanyaan yang berbeda

Bayangkan perusahaan sedang menyusun perpustakaan. Point factor membantu memberi “ukuran” pada setiap buku berdasarkan kriteria tertentu. Job grading kemudian menempatkan buku-buku tersebut ke rak yang sesuai.

Dalam konteks jabatan, point factor menilai hal-hal seperti keterampilan, tanggung jawab, atau kompleksitas. Hasilnya berupa nilai relatif atau total skor. Job grading menggunakan hasil tersebut—atau kriteria grade secara langsung—untuk menempatkan jabatan ke dalam golongan jabatan atau pay grade.

Istilah job grading sendiri tidak selalu digunakan dengan cara yang sama. Sebagian organisasi menyebutnya sebagai sistem klasifikasi jabatan. Organisasi lain memasukkan metode evaluasi tertentu ke dalam pembahasan job grading. Karena itu, HR sebaiknya melihat proses yang benar-benar dijalankan, bukan hanya label yang digunakan.

Perbedaan proses, data, dan hasilnya

Perbedaan utamanya terletak pada pertanyaan yang dijawab. Point factor menjawab, “Seberapa besar nilai relatif jabatan ini dibandingkan jabatan lain?” Job grading menjawab, “Jabatan ini masuk ke grade mana berdasarkan nilai atau kriteria yang tersedia?”

Aspek	Point factor	Job grading berbasis kriteria
Fungsi	Mengevaluasi nilai relatif jabatan secara terstruktur.	Mengelompokkan jabatan ke dalam grade berdasarkan deskripsi atau kriteria grade.
Input	Job analysis, job description, compensable factors, bobot, derajat faktor, dan nilai poin.	Job description serta kriteria setiap grade, misalnya kompleksitas, dampak keputusan, dan persyaratan kompetensi.
Proses	Jabatan dinilai pada setiap faktor, lalu skor tertimbang dijumlahkan.	Jabatan dicocokkan dengan grade yang paling sesuai berdasarkan kriteria yang terdokumentasi.
Output	Nilai atau total skor relatif jabatan.	Grade atau golongan jabatan.
Tingkat ketelitian	Cenderung lebih rinci karena perbedaan jabatan diuraikan melalui beberapa faktor.	Cenderung lebih sederhana dan bergantung pada seberapa jelas definisi tiap grade.
Kebutuhan data	Lebih besar. Deskripsi jabatan perlu cukup lengkap dan konsisten antarjabatan.	Lebih ringan, tetapi kriteria grade dan alasan penempatan harus jelas.
Waktu dan sumber daya	Memerlukan waktu untuk merancang faktor, bobot, derajat, poin, pengujian, dan dokumentasi.	Lebih mudah dipelihara, terutama bila jumlah dan keragaman jabatan tidak terlalu besar.
Kelebihan	Membantu membandingkan jabatan secara lebih terstruktur dan menyediakan jejak penilaian yang lebih rinci.	Lebih mudah dikomunikasikan dan diterapkan oleh organisasi dengan struktur jabatan yang sederhana.
Kekurangan	Lebih berat dirancang dan dapat memberi kesan presisi palsu bila faktor atau datanya tidak matang.	Perbedaan antarjabatan dapat terlalu disederhanakan dan keputusan penempatan lebih mudah dipengaruhi penilaian individu.
Risiko subjektivitas	Muncul saat memilih faktor, menetapkan bobot, memberi skor, atau menafsirkan derajat faktor.	Muncul saat mencocokkan jabatan dengan deskripsi grade yang terlalu umum atau tidak diuji silang.

Adanya angka tidak otomatis membuat metode menjadi objektif. Point factor tetap membutuhkan faktor yang relevan, bobot yang dapat dijelaskan, kriteria skor yang konsisten, serta pengujian antarjabatan. Sebaliknya, job grading berbasis kriteria juga dapat dipertanggungjawabkan apabila definisi grade jelas dan keputusan penempatan didokumentasikan.

Bagaimana keduanya terhubung dalam penyusunan SSU?

Hubungan antara evaluasi jabatan dan SSU biasanya dapat digambarkan sebagai berikut:

Job analysis → evaluasi jabatan atau kriteria grade → pengelompokan jabatan → pay grade → rentang upah dalam SSU.

Job analysis menjadi fondasinya. Perusahaan perlu memahami tugas, tanggung jawab, kompetensi, dan tuntutan setiap jabatan. Jika job description sudah tidak sesuai dengan pekerjaan nyata, metode secanggih apa pun tetap menghasilkan keputusan yang rapuh.

Misalnya, sebuah perusahaan memiliki tiga jabatan. HR menilai ketiganya berdasarkan keterampilan, tanggung jawab, dan kompleksitas. Untuk setiap faktor, perusahaan menetapkan bobot dan memberikan skor kepada masing-masing jabatan. Setelah skor tertimbang dijumlahkan, jabatan dengan total tertinggi ditempatkan pada Grade 3, skor menengah pada Grade 2, dan skor terendah pada Grade 1.

Secara verbal, rumusnya adalah: total nilai jabatan merupakan penjumlahan skor setiap faktor setelah memperhitungkan bobot atau nilai faktor yang ditetapkan perusahaan. Contoh ini hanya menunjukkan hubungan antara point factor dan grade. Bobot, skor, batas grade, dan nominal upah tidak memiliki angka baku yang bisa langsung dipindahkan dari satu perusahaan ke perusahaan lain.

Setelah jabatan dikelompokkan, perusahaan masih perlu menyusun kebijakan rentang upah atau pay range untuk setiap grade. Grade tidak dengan sendirinya menentukan nominal upah. Penentuan nominal membutuhkan kebijakan perusahaan dan data yang digunakan sebagai dasar penyusunan struktur upah.

Kapan point factor lebih masuk akal?

Point factor layak dipertimbangkan ketika jabatan perusahaan cukup beragam dan HR membutuhkan pembandingan yang lebih terurai. Pendekatan ini membantu ketika perbedaan nilai jabatan tidak mudah dijelaskan hanya dengan label junior, senior, supervisor, atau manajer.

Organisasi dengan job description yang relatif matang, kebutuhan transparansi yang tinggi, dan kemampuan membentuk tim evaluasi biasanya lebih siap menggunakan metode ini. HR perlu menyepakati compensable factors, menetapkan bobot dan derajat faktor, menentukan nilai poin, lalu menguji apakah hasilnya masuk akal ketika diterapkan pada seluruh jabatan.

Point factor dapat dipilih ketika perusahaan membutuhkan:

• pembandingan jabatan yang lebih rinci;

• alasan penempatan grade yang dapat ditelusuri ke beberapa faktor;

• konsistensi evaluasi pada jabatan yang beragam;

• kerangka dokumentasi yang lebih detail untuk peninjauan berikutnya.

Namun, detail tambahan tidak selalu sebanding dengan bebannya. Jika job description masih banyak yang tumpang tindih, pemilik jabatan sulit memberikan data yang akurat, atau tim evaluasi belum mampu menerapkan kriteria secara konsisten, point factor dapat berubah menjadi lembar skor yang tampak ilmiah tetapi sulit dipertanggungjawabkan.

Kapan grading berbasis kriteria sudah memadai?

Job grading berbasis kriteria lebih praktis ketika organisasi memiliki sedikit jabatan atau struktur pekerjaan yang relatif sederhana. Perusahaan dapat menyusun deskripsi untuk setiap grade, lalu mencocokkan jabatan berdasarkan kompleksitas tanggung jawab, dampak keputusan, dan persyaratan kompetensi.

Misalnya, sebuah perusahaan kecil ingin memulai dengan empat grade. HR menyusun karakteristik setiap grade, kemudian menilai jabatan mana yang paling sesuai dengan masing-masing deskripsi. Setelah pengelompokan selesai, perusahaan menyusun rentang upah untuk setiap grade berdasarkan kebijakan dan data perusahaan.

Pendekatan ini lebih sederhana dibandingkan point factor dan biasanya lebih mudah dijelaskan kepada manajer. Namun, sederhana bukan berarti selalu lebih objektif. HR tetap perlu membandingkan jabatan yang ditempatkan pada grade berdekatan dan mencatat alasan ketika jabatan dengan nilai yang tampak setara masuk ke grade berbeda.

Grading berbasis kriteria dapat dipertimbangkan jika:

• struktur jabatan tidak terlalu beragam;

• perusahaan membutuhkan sistem yang cepat dipahami dan mudah dirawat;

• data jabatan belum cukup matang untuk evaluasi berbasis banyak faktor;

• tim HR belum memiliki sumber daya untuk membangun dan menguji model poin secara berkala.

Konsekuensinya, perusahaan mungkin tidak mendapatkan tingkat perincian yang sama seperti pada point factor. Beberapa jabatan dengan perbedaan nilai yang halus bisa saja berada dalam grade yang sama. Itu bukan otomatis masalah, selama keputusan tersebut sesuai dengan tujuan struktur upah dan dapat dijelaskan secara konsisten.

Hal yang sering membuat hasil grading sulit dipertanggungjawabkan

Kekeliruan pertama adalah menyebut point factor sebagai sinonim job grading. Akibatnya, HR bisa langsung mencari tabel grade sebelum menyelesaikan cara menilai jabatan. Sebaliknya, HR juga bisa terlalu sibuk menghitung skor tanpa menetapkan bagaimana skor tersebut diterjemahkan menjadi grade.

Masalah lain muncul ketika job description sudah tidak menggambarkan pekerjaan aktual. Kriteria grade yang terlalu umum juga membuat dua penilai menempatkan jabatan yang sama pada grade berbeda tanpa alasan yang jelas.

Dokumentasi yang sebaiknya dijaga mencakup versi job description, definisi dan tujuan setiap grade, faktor yang digunakan, bobot atau aturan penilaian bila memakai point factor, hasil evaluasi, alasan penempatan, serta catatan pengujian antarjabatan. Catatan ini membantu HR menjelaskan keputusan ketika struktur organisasi atau isi pekerjaan berubah.

Untuk konteks Indonesia, penyusunan SSU perlu ditempatkan dalam kerangka Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 1 Tahun 2017 dan dirujuk melalui JDIH Kementerian Ketenagakerjaan. Artikel ini tidak menggantikan pemeriksaan atas status, ruang lingkup, dan ketentuan regulasi yang relevan. Contoh bobot, skor, grade, dan nominal upah bersifat ilustratif, bukan angka baku atau ketentuan regulasi.

Metode yang baik adalah metode yang bisa dipelihara

Pilihan yang tepat bukan metode yang terlihat paling rumit, melainkan metode yang dapat dijalankan, dijelaskan, diuji, dan dipelihara. Organisasi dengan jabatan beragam serta job description yang matang dapat mempertimbangkan point factor untuk mendapatkan evaluasi yang lebih rinci. Organisasi kecil dengan struktur jabatan sederhana dapat memulai dari grading berbasis kriteria yang terdokumentasi.

Sebelum menetapkan pendekatan, petakan kondisi jabatan yang ada, periksa kualitas job description, sepakati arti setiap grade, dan tentukan siapa yang akan menguji hasil penempatan. Dengan begitu, HR tidak hanya menghasilkan daftar grade, tetapi juga membangun dasar SSU yang konsisten dan dapat ditinjau kembali ketika pekerjaan berubah.