Apa Saja yang Harus Tampil di Riwayat Pengajuan Cuti dan Lembur?

Apa Saja yang Harus Tampil di Riwayat Pengajuan Cuti dan Lembur?

HR, atasan, dan karyawan bisa melihat pengajuan yang sama dengan pemahaman berbeda. Karyawan melihat status “menunggu”, atasan merasa sudah mengambil keputusan, sementara HR perlu mencari kapan keputusan dibuat dan apakah data pengajuan pernah berubah.

Masalah seperti ini biasanya bukan berasal dari proses cuti atau lembur yang terlalu rumit. Sumbernya adalah informasi yang tersebar atau arti status yang tidak seragam. Cara menguranginya adalah menjadikan riwayat pengajuan sebagai satu sumber informasi bersama.

Data inti dan arti statusnya perlu tetap konsisten, meskipun tampilan serta hak akses karyawan, atasan, dan HR dibedakan. Dengan begitu, riwayat tidak hanya menunjukkan apakah cuti disetujui, tetapi juga merekam proses yang bisa ditelusuri sesuai peran.

Satu riwayat, kebutuhan yang berbeda

Dalam HRIS atau Employee Self Service (ESS), satu pengajuan sebaiknya memiliki riwayat yang sama di balik tampilan masing-masing pengguna. Karyawan perlu tahu apakah pengajuannya masih diproses atau sudah diputuskan. Atasan perlu menemukan pengajuan yang menunggu tindakan. HR membutuhkan konteks administrasi, termasuk waktu pengajuan, waktu keputusan, dan pihak yang mengambil keputusan.

Yang dibedakan adalah informasi yang boleh dilihat dan tindakan yang boleh dilakukan, bukan fakta dasar pengajuannya. Jika status “Menunggu persetujuan” memiliki arti berbeda bagi karyawan dan atasan, persoalannya bukan sekadar desain layar. Definisi prosesnya belum benar-benar disepakati.

Untuk cuti dan lembur, pola riwayat dapat dibuat serupa: jenis pengajuan, periode atau jam, durasi, waktu pengajuan, status, pihak pemberi keputusan, serta waktu keputusan atau perubahan. Isi kolom dapat menyesuaikan jenis pengajuan, tetapi cara membacanya tetap sama.

Kolom yang langsung menjawab pertanyaan pengguna

Satu baris riwayat sebaiknya sudah cukup untuk menjawab pertanyaan dasar tanpa membuat pengguna membuka banyak halaman. Rancangan berikut dapat digunakan sebagai acuan pada HRIS atau sistem Time Management.

Kolom	Isi yang ditampilkan	Fungsinya
Jenis pengajuan	Cuti atau lembur	Membedakan proses yang sedang dilihat.
Periode atau jam	Tanggal cuti, atau jam mulai dan selesai lembur	Menunjukkan kapan pengajuan berlaku.
Durasi	Contoh: 2 hari atau 3 jam	Menyajikan hasil yang mudah dibaca.
Waktu pengajuan	Tanggal dan waktu saat pengajuan dibuat	Membantu menelusuri kapan proses dimulai.
Pengaju	Nama karyawan	Diperlukan terutama dalam tampilan atasan dan HR.
Alasan	Alasan pengajuan bila memang diperlukan	Memberi konteks tanpa membuka informasi yang tidak relevan.
Status	Menunggu persetujuan, Disetujui, Ditolak, atau Dibatalkan	Menunjukkan posisi pengajuan saat ini.
Pemberi keputusan	Nama atasan atau pihak yang berwenang	Menjelaskan siapa yang mengambil keputusan.
Waktu keputusan atau perubahan	Tanggal dan waktu keputusan atau pembaruan terakhir	Menunjukkan kapan status berubah.

Periode cuti biasanya dibaca sebagai rentang tanggal, sedangkan lembur sebagai rentang jam. Keduanya tidak perlu dibuat menjadi dua sistem yang sama sekali berbeda. Label seperti “Periode atau jam” sudah cukup fleksibel, selama durasinya ditampilkan dalam bentuk yang mudah dipahami.

Contoh: Rina mengajukan cuti kepada Budi pada 10 Juni 2025 untuk 11–12 Juni 2025. Durasi tampil sebagai 2 hari, dengan rumus tanggal selesai − tanggal mulai + 1 = 2 hari. Pada 13 Juni 2025, Rina mengajukan lembur dari pukul 18.00 sampai 21.00. Durasi tampil sebagai 3 jam, dengan rumus jam selesai − jam mulai = 3 jam.

Data yang sama, tampilan sesuai peran

Karyawan tidak perlu melihat seluruh riwayat organisasi. Mereka perlu melihat pengajuan miliknya, status terkini, waktu pengajuan, pihak yang memutuskan, serta waktu keputusan atau perubahan yang tersedia. Dari informasi itu, karyawan bisa membedakan apakah masih perlu menunggu atau sudah ada keputusan.

Atasan memiliki kebutuhan yang berbeda. Selain melihat keputusan yang sudah dibuat, atasan perlu segera menemukan pengajuan yang masih menunggu tindakan. Daftar tersebut sebaiknya terasa seperti pekerjaan yang perlu diselesaikan, bukan sekadar arsip. Pada pengajuan lembur Rina, misalnya, status harus menunjukkan bahwa Budi masih perlu mengambil keputusan.

HR memantau riwayat sesuai kewenangan administrasinya. Dalam satu tampilan, HR dapat melihat pengajuan cuti Rina yang sudah disetujui dan pengajuan lemburnya yang masih menunggu, lengkap dengan waktu pengajuan serta waktu keputusan yang tersedia. Tampilan HR tidak harus sama persis dengan tampilan karyawan, tetapi arti data intinya harus tetap konsisten.

Alurnya sederhana: karyawan membuat pengajuan, pihak yang berwenang menerima informasi untuk memeriksanya, status diperbarui setelah keputusan dibuat, lalu riwayat menampilkan perubahan tersebut. Jika organisasi memakai notifikasi, notifikasi dapat menjadi pengingat tambahan. Namun, riwayat tetap perlu menjadi tempat utama untuk memeriksa kondisi terbaru, bukan bergantung pada pesan yang mungkin sulit ditelusuri kembali.

Status yang menunjukkan kondisi dan langkah berikutnya

Label status yang singkat mudah ditafsirkan berbeda. Karena itu, status sebaiknya disertai arti dan tindakan berikutnya. Istilahnya dapat mengikuti organisasi atau HRIS yang digunakan, selama logikanya tetap jelas.

Status	Arti	Yang perlu dilakukan
Menunggu persetujuan	Pengajuan sudah dibuat dan belum memiliki keputusan akhir.	Karyawan menunggu keputusan; atasan atau pihak berwenang memeriksa pengajuan.
Disetujui	Pengajuan telah diterima oleh pihak yang berwenang.	Tampilkan pihak dan waktu keputusan bila tersedia.
Ditolak	Pengajuan tidak diterima.	Tampilkan keputusan dan alasan bila kebijakan organisasi mengharuskannya atau informasi tersebut memang relevan.
Dibatalkan	Pengajuan tidak lagi berjalan karena dibatalkan sesuai proses yang berlaku.	Tampilkan siapa yang membatalkan dan kapan perubahan terjadi bila datanya tersedia.

Pada contoh Rina, baris cuti dapat tampil sebagai Disetujui, dengan nama Budi sebagai pemberi keputusan dan waktu keputusan yang tercatat. Baris lembur tampil sebagai Menunggu persetujuan. Bagi Rina, kedua pengajuan berada pada kondisi berbeda. Bagi Budi, baris lembur adalah pekerjaan yang masih menunggu keputusan.

Jejak waktu membuat perbedaan tersebut bisa ditelusuri. Waktu pengajuan menunjukkan kapan proses dimulai, sedangkan waktu keputusan menunjukkan kapan status berubah. Jika data pengajuan pernah diperbarui, perubahan tersebut juga sebaiknya memiliki catatan yang dapat diakses oleh peran berwenang. Tanpa informasi ini, pengguna mudah bertanya apakah status baru saja berubah atau sejak awal memang demikian.

Terbuka sesuai kebutuhan, bukan terbuka untuk semua

Transparansi proses bukan berarti seluruh informasi harus dibuka kepada semua orang. Keterbukaan yang berguna justru menampilkan informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing pihak.

• Karyawan dapat melihat pengajuan miliknya, status, waktu, pihak yang memutuskan, dan informasi lain yang relevan untuk memahami prosesnya.

• Atasan dapat melihat pengajuan yang perlu diputuskan atau berada dalam cakupan timnya, termasuk riwayat keputusan yang sudah dibuat.

• HR dapat memantau riwayat sesuai kewenangan administrasinya, termasuk data waktu dan perubahan yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut.

Alasan pengajuan juga perlu diperlakukan dengan pertimbangan yang sama. Tampilkan bila dibutuhkan untuk proses atau keputusan, bukan otomatis kepada semua pengguna. Rancangan yang baik membedakan data yang membantu seseorang memahami status dari data yang perlu dibatasi berdasarkan peran.

Uji dengan satu cuti dan satu lembur

Rancangan riwayat tidak harus langsung diuji dengan seluruh variasi kasus. Gunakan satu pengajuan cuti dan satu pengajuan lembur, lalu minta tiga pihak membacanya dari sudut masing-masing. Skenario Rina dan Budi dapat menjadi contoh ilustratif untuk melihat apakah datanya tetap konsisten.

Periksa apakah karyawan dapat menemukan status miliknya tanpa penjelasan tambahan. Lihat apakah atasan langsung mengenali pengajuan yang masih menunggu tindakan. Pastikan HR dapat menelusuri waktu pengajuan, waktu keputusan, pihak yang memutuskan, serta perubahan yang berada dalam kewenangannya.

Checklist berikut dapat digunakan sebelum tampilan dipakai bersama:

• Jenis pengajuan, periode atau jam, dan durasi mudah ditemukan.

• Status memiliki arti yang jelas dan menunjukkan kondisi terkini.

• Waktu pengajuan serta waktu keputusan atau perubahan tercatat bila tersedia.

• Pihak pemberi keputusan dapat dikenali oleh pengguna yang berwenang.

• Pengajuan yang masih menunggu terlihat sebagai tindakan bagi atasan.

• Akses karyawan, atasan, dan HR sesuai dengan kewenangan masing-masing.

Jika satu pengajuan terbaca berbeda hanya karena labelnya tidak jelas atau waktunya tidak tercatat, perbaiki rancangan sebelum menambah fitur lain. Riwayat cuti dan lembur yang transparan bukan yang paling banyak kolomnya, melainkan yang membantu setiap pihak memahami status, proses, dan tindakan berikutnya dari sumber informasi yang sama.