Tidak Punya Struktur dan Skala Upah? Ini Risiko Sanksinya

Tidak Punya Struktur dan Skala Upah? Ini Risiko Sanksinya

Jika perusahaan belum memiliki Struktur dan Skala Upah (SSU), kekhawatiran HR biasanya sama: apakah kondisi ini langsung berujung denda?

Berdasarkan sumber regulasi yang dirujuk, tidak ada nominal denda otomatis khusus yang dapat langsung disimpulkan hanya karena perusahaan belum memiliki SSU.

Risiko yang disebut adalah empat bentuk sanksi administratif: teguran tertulis, pembatasan kegiatan usaha, penghentian sementara sebagian atau seluruh alat produksi, dan pembekuan kegiatan usaha. Keempatnya bukan berarti pasti dijatuhkan sekaligus. Penerapan, tahapan, kriteria, serta kewenangan pemberiannya perlu dilihat berdasarkan regulasi yang berlaku saat penegakan dilakukan.

HR juga perlu memisahkan isu SSU dari denda atau sanksi pidana atas pelanggaran pengupahan lainnya. Tidak adanya nominal denda khusus dalam sumber yang dianalisis bukan berarti perusahaan bebas dari kewajiban pengupahan lain.

SSU belum selesai hanya karena dokumennya sudah ada

Di lapangan, perusahaan kadang menganggap kewajiban SSU sudah beres karena dokumennya tersimpan di folder HR. Padahal, kepatuhan perlu dilihat secara utuh: apakah SSU sudah disusun, ditetapkan, diterapkan, dan diberitahukan kepada pekerja.

Status kewajiban	Yang perlu dipastikan	Bukti yang sebaiknya disimpan
Menyusun	Perusahaan memiliki susunan dan rentang upah yang memperhatikan faktor yang relevan, seperti golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi pekerja.	Dokumen SSU, dasar pemetaan jabatan, serta catatan penyusunannya.
Menetapkan	SSU telah ditetapkan oleh pihak yang berwenang di perusahaan sesuai tata kelola internal.	Dokumen penetapan atau keputusan perusahaan beserta tanggal berlakunya.
Menerapkan	SSU digunakan sebagai acuan pengupahan, bukan sekadar dokumen yang tidak terhubung dengan praktik pembayaran.	Catatan penerapan dan penyelarasan dengan data pengupahan.
Memberitahukan	SSU disampaikan kepada pekerja secara perorangan sesuai ketentuan yang berlaku.	Bukti pemberitahuan, seperti tanda terima atau catatan komunikasi yang dapat ditelusuri.

SSU juga berbeda dari upah minimum. Upah minimum merupakan ketentuan batas bawah pengupahan sesuai aturan yang berlaku, sedangkan SSU menggambarkan susunan tingkat dan rentang upah berdasarkan faktor jabatan dan karakteristik pekerjaan. SSU pun tidak sama dengan Peraturan Perusahaan dan Perjanjian Kerja Bersama (PKB), meskipun ketiganya dapat berkaitan dalam penerapan dan penyampaian ketentuan pengupahan.

Perusahaan yang sudah memiliki rentang upah berdasarkan golongan dan jabatan, tetapi hanya menyimpannya secara internal, belum tentu memenuhi seluruh kewajibannya. Jika rentang tersebut belum diberitahukan kepada pekerja secara perorangan, statusnya dapat dibedakan menjadi: SSU telah disusun, tetapi kewajiban pemberitahuan belum terbukti dipenuhi.

Empat sanksi administratif yang perlu dipahami HR

Materi yang dirujuk menyebut empat jenis sanksi administratif bagi pengusaha yang tidak memenuhi kewajiban terkait SSU. Daftar berikut menjelaskan bentuk sanksinya, bukan menetapkan urutan atau memastikan sanksi tertentu akan dijatuhkan.

Sanksi administratif	Makna yang perlu dipahami HR
Teguran tertulis	Perusahaan menerima teguran secara tertulis terkait ketidakpatuhan yang ditemukan.
Pembatasan kegiatan usaha	Kegiatan usaha perusahaan dapat dikenai pembatasan sesuai keputusan dan dasar hukum yang digunakan oleh pejabat berwenang.
Penghentian sementara sebagian atau seluruh alat produksi	Penggunaan sebagian atau seluruh alat produksi dapat dihentikan sementara sesuai ketentuan penegakan yang berlaku.
Pembekuan kegiatan usaha	Kegiatan usaha dapat dibekukan berdasarkan kewenangan dan prosedur yang ditentukan dalam regulasi.

Contoh ilustratifnya, sebuah perusahaan belum menyusun SSU dan belum memberitahukannya kepada pekerja. Tanpa data nominal upah atau informasi proses pemeriksaan, tidak ada dasar untuk menghitung denda. Risiko yang dapat dijelaskan adalah kemungkinan menghadapi satu atau lebih sanksi administratif di atas, bukan kepastian menerima keempatnya sekaligus.

Karena itu, HR sebaiknya tidak menyampaikan kepada manajemen bahwa “tidak punya SSU pasti didenda” atau bahwa “empat sanksi akan langsung diberikan”. Dua pernyataan tersebut melampaui informasi yang tersedia.

Pengawasan dan kewenangan pemberian sanksi

Kepatuhan pengupahan, termasuk aspek SSU, berada dalam ruang pengawasan ketenagakerjaan. Pengawas ketenagakerjaan dapat melakukan pengawasan sesuai kewenangannya. Namun, pihak yang melakukan pengawasan tidak selalu sama dengan pejabat atau instansi yang berwenang menjatuhkan setiap bentuk sanksi.

Materi yang tersedia belum cukup untuk memastikan urutan pemeriksaan, tahapan teguran, pejabat pemberi masing-masing sanksi, atau apakah suatu sanksi bersifat bertahap, alternatif, atau bergantung pada tingkat pelanggaran. Detail tersebut perlu dikonfirmasi berdasarkan regulasi yang berlaku, termasuk aturan pelaksanaan yang mengatur tata cara pemberian sanksi administratif.

Rujukan yang berkaitan dengan topik ini antara lain PP No. 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan, Permenaker Nomor 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah, serta Permenaker No. 20 Tahun 2016 tentang Tata Cara Pemberian Sanksi Administratif Peraturan Pemerintah 78 Tahun 2015 Tentang Pengupahan. Hubungan dan status keberlakuan ketentuan tersebut terhadap PP Nomor 36 Tahun 2021, PP Nomor 51 Tahun 2023, dan PP Nomor 49 Tahun 2025 harus diperiksa kembali sebelum perusahaan menjadikannya dasar keputusan kepatuhan.

Pendekatan ini membantu perusahaan tetap waspada terhadap risiko tanpa menarik kesimpulan hukum yang terlalu luas hanya dari daftar sanksi.

Mulai perbaikan dari empat bukti kepatuhan

Jika SSU belum beres, perbaikan sebaiknya dimulai dari kondisi nyata perusahaan, bukan sekadar mengganti template dokumen lama. Setiap tahap perlu menghasilkan bukti yang dapat ditelusuri.

1. Petakan jabatan dan faktor pengupahan. Inventarisasi golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, kompetensi, serta informasi lain yang relevan dengan susunan upah perusahaan. Pastikan pemetaan tidak hanya mengikuti nama jabatan di sistem payroll, tetapi juga mencerminkan struktur jabatan yang benar-benar digunakan.

2. Susun dan tetapkan SSU. Buat dokumen SSU berdasarkan kondisi perusahaan, lalu tetapkan melalui dokumen internal yang sesuai. Periksa keselarasan SSU dengan Peraturan Perusahaan atau PKB jika relevan.

3. Beritahukan kepada pekerja secara perorangan. Jangan berhenti pada unggahan di folder bersama atau penyampaian kepada sebagian manajemen. Siapkan cara pemberitahuan yang dapat menunjukkan siapa yang telah menerima informasi dan kapan pemberitahuan dilakukan.

4. Simpan bukti dan selaraskan data payroll. Simpan dokumen SSU, dokumen penetapan, bukti pemberitahuan, serta catatan penyelarasan dengan data payroll. Penyelarasan ini bukan berarti mengubah payroll secara sepihak, melainkan memastikan acuan pengupahan dan data yang digunakan perusahaan tidak berjalan sendiri-sendiri.

Jika perusahaan sudah memiliki SSU tetapi belum menyampaikannya kepada pekerja, fokus awalnya bukan menyusun ulang seluruh dokumen tanpa alasan. Pastikan lebih dulu dokumen tersebut sudah ditetapkan, masih sesuai dengan struktur jabatan dan ketentuan internal, lalu lengkapi proses pemberitahuan beserta buktinya.

Untuk perusahaan yang sama sekali belum menyusun SSU, bukti pemulihan dapat dimulai dari catatan pemetaan jabatan, dokumen SSU yang ditetapkan, bukti pemberitahuan kepada pekerja, dan catatan penyelarasan data pengupahan. Bukti-bukti tersebut tidak menghapus risiko atas ketidakpatuhan sebelumnya, tetapi menunjukkan bahwa perusahaan telah mengambil tindakan korektif yang terarah.

Pertanyaan yang sering diajukan HR

Apakah tidak memiliki SSU langsung dikenai denda?

Tidak ada nominal denda otomatis khusus karena tidak memiliki SSU yang dapat disimpulkan dari sumber yang dianalisis. Risiko yang disebut adalah empat sanksi administratif. Denda atau sanksi pidana atas pelanggaran pengupahan lain harus dianalisis berdasarkan dasar hukum dan fakta pelanggaran yang terpisah.

Apakah empat sanksi administratif pasti diberikan sekaligus?

Tidak dapat dinyatakan demikian. Daftar empat sanksi bukan kepastian bahwa seluruhnya akan dijatuhkan kepada satu perusahaan. Urutan, kriteria, dan kewenangan penerapannya perlu dikonfirmasi berdasarkan regulasi yang berlaku.

Apa yang harus dilakukan HR lebih dulu?

Mulai dengan memetakan jabatan dan faktor pengupahan, kemudian susun serta tetapkan SSU. Setelah itu, beritahukan kepada pekerja secara perorangan dan simpan bukti penetapan, pemberitahuan, serta penyelarasan dengan data payroll.

Dengan cara ini, pertanyaan “apakah perusahaan bisa didenda?” dapat diubah menjadi pemeriksaan yang lebih terukur: kewajiban mana yang belum terpenuhi, bukti apa yang belum tersedia, dan tindakan korektif apa yang perlu segera didokumentasikan.