Perbedaan Rumus PPh 21 Gross, Gross Up, dan Net di Excel

Kalau Anda sedang menyusun payroll di Excel, tiga metode yang paling sering muncul untuk PPh 21 adalah Gross, Gross Up, dan Net. Sekilas ketiganya terlihat mirip, tetapi hasil akhirnya berbeda karena siapa yang menanggung pajak, bagaimana take-home pay dihitung, dan seberapa besar biaya perusahaan.

Artikel ini fokus pada sisi praktik: bagaimana membedakan ketiganya, input apa saja yang harus disiapkan, lalu menyusunnya menjadi rumus Excel yang bisa dipakai ulang untuk payroll bulanan.

Kapan memakai Gross, Gross Up, dan Net

Metode	Siapa menanggung PPh 21	Dampak ke take-home pay karyawan	Dampak ke biaya perusahaan
Gross	Karyawan menanggung pajak dari gaji bruto	Take-home pay turun karena pajak dipotong dari gaji	Perusahaan hanya membayar gaji bruto yang disepakati
Gross Up	Perusahaan memberi tunjangan pajak, lalu tunjangan itu ikut dihitung pajak	Take-home pay dijaga tetap sesuai target	Biaya perusahaan naik karena ada tunjangan pajak
Net	Perusahaan menanggung pajak dari awal	Take-home pay dijaga, karena pajak tidak mengurangi gaji bersih karyawan	Biaya perusahaan naik karena pajak dibayar perusahaan

Decision table praktis

Kondisi payroll	Metode yang biasanya dipakai
Perusahaan ingin struktur kompensasi sederhana dan pajak menjadi beban karyawan	Gross
Perusahaan ingin take-home pay karyawan tetap utuh, tetapi pajak tetap tercatat sebagai komponen kompensasi	Gross Up
Perusahaan ingin karyawan menerima jumlah bersih tertentu tanpa potongan pajak terasa di slip	Net

Intinya sederhana: Gross paling ringan untuk perusahaan, Net paling nyaman bagi karyawan, dan Gross Up berada di tengah karena perusahaan menambah tunjangan pajak agar beban bersih karyawan tetap terjaga.

Apa bedanya Gross, Gross Up, dan Net dalam PPh 21

Dalam konteks PPh 21, perbedaan utamanya ada pada siapa yang menanggung pajak dan bagaimana pajak itu masuk ke perhitungan payroll.

Gross

Pada metode Gross, PPh 21 dipotong dari penghasilan karyawan. Artinya, gaji bruto yang disepakati tetap menjadi dasar, lalu pajak mengurangi penghasilan yang diterima karyawan.

Gross Up

Pada metode Gross Up, perusahaan memberikan tunjangan pajak sebesar PPh 21 yang dihitung. Tunjangan ini ikut masuk ke penghasilan bruto, sehingga pajaknya sendiri juga ikut dihitung. Karena itu, rumusnya tidak bisa hanya menambahkan angka pajak mentah tanpa pengecekan ulang.

Net

Pada metode Net, pajak ditanggung perusahaan. Karyawan menerima take home pay yang dijaga tetap sesuai nominal bersih, sedangkan perusahaan menambahkan beban pajak di sisi biaya.

Perubahan perlakuan PPh 21 saat ini juga tidak lepas dari konteks Peraturan Pemerintah No. 58 Tahun 2023, PMK 168/2023, UU HPP, dan rujukan tarif progresif dalam Pasal 17 UU PPh. Untuk implementasi Excel, yang paling penting adalah memastikan lookup tarif, dasar penghasilan, dan pembulatan mengikuti skema yang berlaku pada data payroll Anda.

Komponen gaji yang harus masuk ke rumus Excel

Sebelum membuat formula, pastikan input payroll Anda sudah rapi. Rumus Excel yang bagus akan salah hasil kalau komponennya tidak lengkap atau status pajaknya keliru.

Komponen penghasilan bruto

Yang biasanya masuk ke penghasilan bruto antara lain:

• gaji pokok
• tunjangan tetap
• bonus atau THR jika dihitung pada bulan terkait
• komponen lain yang memang menjadi penghasilan kena pajak sesuai skenario payroll Anda

Komponen pengurang

Komponen yang umum dipakai sebagai pengurang dalam perhitungan PPh 21 adalah:

• biaya jabatan
• iuran pensiun
• BPJS Kesehatan
• BPJS Ketenagakerjaan, sesuai komponen yang relevan dalam skema payroll perusahaan

PTKP sebagai input lookup

Status PTKP harus disiapkan karena inilah yang dipakai untuk menentukan kelompok tarif atau dasar perhitungan tahunan. Contoh status yang umum muncul adalah TK/0, K/0, K/1, dan seterusnya.

Bedakan input bulanan dan tahunan

Agar rumus Excel tidak bercampur, pisahkan data menjadi:

• Input bulanan: gaji pokok, tunjangan, BPJS, iuran pensiun, bonus bulan berjalan
• Input tahunan/rekap: total penghasilan setahun, akumulasi pajak, penyesuaian akhir tahun

Jenis input	Contoh	Dipakai untuk
Bulanan	gaji pokok, tunjangan tetap, iuran BPJS bulan berjalan	hitung payroll per bulan
Tahunan	akumulasi penghasilan, PTKP tahunan, penyesuaian Desember	rekonsiliasi dan annual adjustment

Cara menyusun rumus Excel untuk Gross, Gross Up, dan Net

Struktur workbook yang rapi akan memudahkan audit dan mengurangi salah hitung. Minimal, buat 5 sheet berikut:

1. Input
2. TER Lookup
3. Calculation
4. Validation
5. Summary

Di bawah ini contoh struktur cell yang sederhana. Anda bisa menyesuaikannya dengan format file payroll yang sudah dipakai.

1) Sheet Input

Misalnya:

• B2 = Gaji pokok
• B3 = Tunjangan tetap
• B4 = Bonus/THR bulan berjalan
• B5 = Iuran pensiun
• B6 = BPJS yang menjadi komponen pengurang sesuai kebijakan payroll
• B7 = Status PTKP
• B8 = Penghasilan bruto dasar

Rumus bruto dasar:

excel =SUM(B2:B4)

Jika bonus atau THR tidak masuk bulan itu, isi nol agar formula tetap konsisten.

2) Sheet TER Lookup

Buat tabel TER di sheet terpisah, lalu gunakan lookup berdasarkan status PTKP dan rentang penghasilan.

Contoh struktur:

Status PTKP	Batas bawah	Batas atas	TER
TK/0	…	…	…
K/0	…	…	…
K/1	…	…	…

Untuk pencarian tarif efektif, Anda bisa memakai XLOOKUP jika tersedia, atau VLOOKUP/INDEX-MATCH jika file masih memakai versi lama Excel.

Contoh lookup sederhana:

excel =XLOOKUP(B8, TER_Table[Min], TER_Table[TER], "")

Jika pemetaan Anda berdasarkan status dan rentang, logikanya perlu disusun agar lookup mencari tarif dari rentang yang sesuai, bukan sekadar nilai tunggal.

3) Sheet Calculation

Di sheet ini, pisahkan hitungan per metode.

Rumus Gross Pada Gross, alurnya biasanya:

1. hitung bruto
2. ambil TER
3. hitung PPh 21
4. kurangi pajak dari penghasilan untuk mendapatkan take-home pay

Contoh formula dasar:

excel =ROUND(Bruto * TER, 0)

Take-home pay:

excel =Bruto - PPh21

Rumus Net Pada Net, take-home pay dijaga sebagai nominal bersih yang disepakati. Karena pajak ditanggung perusahaan, perhitungan biasanya dimulai dari target neto, lalu ditambahkan pajak sebagai beban perusahaan.

Skema sederhananya:

excel =TargetNet + PPh21

Jika pajak dihitung dari gross yang di-gross up secara ekonomi, pastikan formula tidak mencampur target net dengan penghasilan bruto sebelum pajak.

Rumus Gross Up Gross Up adalah bagian yang paling sering membuat error, karena tunjangan pajak ikut menambah dasar pengenaan pajak.

Formula yang sering dipakai secara konseptual:

excel =TunjanganPajak = PenghasilanBruto x TER / (1 - TER)

Lalu penghasilan bruto baru menjadi:

excel =PenghasilanBruto + TunjanganPajak

PPh 21 dihitung dari bruto baru tersebut.

Contoh cell reference Gross Up Misalnya:

• B8 = bruto dasar
• B9 = TER
• B10 = tunjangan pajak
• B11 = bruto setelah gross up
• B12 = biaya jabatan
• B13 = iuran pensiun
• B14 = pengurang total
• B15 = neto
• B16 = PPh 21

Rumusnya:

excel B10 = ROUND(B8B9/(1-B9),0) B11 = B8+B10 B12 = ROUND(MIN(B115%,6000000/12),0) B14 = B12+B13 B15 = B11-B14 B16 = ROUND(B15*B9,0)

Fungsi Excel yang paling sering dipakai

Fungsi	Kegunaan
ROUND	membulatkan hasil agar konsisten
IF	menangani kondisi status atau bracket
XLOOKUP	mencari TER atau status pajak di tabel lookup
VLOOKUP	alternatif lookup untuk file lama
SUM	menjumlahkan komponen penghasilan atau pengurang
MIN	membatasi biaya jabatan sesuai maksimum

Cara menghindari hasil salah saat bracket TER berubah

Ini titik yang sering memunculkan selisih.

Jika tunjangan pajak membuat bruto naik ke bracket TER yang lebih tinggi, rumus satu langkah bisa meleset. Dalam praktik Excel, ada dua cara aman:

1. gunakan logika iteratif/manual check sampai bruto dan TER stabil
2. gunakan tabel TER yang sudah dipetakan lalu lakukan validasi hasil akhir

Untuk payroll bulanan massal, validasi bracket shift wajib dilakukan sebelum sheet dipakai live.

Contoh perhitungan lengkap di Excel

Di bawah ini contoh utama yang bisa Anda ikuti sebagai template logika. Angka di bawah mengikuti contoh yang sudah umum dipakai dalam implementasi gross-up.

Contoh utama: karyawan tetap status K/1 dengan metode Gross Up

Asumsikan:

• gaji pokok = Rp10.000.000
• tunjangan tetap = Rp2.000.000
• iuran pensiun = Rp100.000
• status PTKP = K/1
• TER untuk penghasilan bruto contoh = 5%

Langkah 1: hitung penghasilan bruto awal excel =10.000.000 + 2.000.000

Hasil:

• Penghasilan bruto awal = Rp12.000.000

Langkah 2: cari TER Dari lookup TER untuk status dan bracket yang sesuai, diperoleh:

• TER = 5%

Langkah 3: hitung tunjangan pajak Rumus gross up:

excel =12.000.000 x 5% / (1 - 5%)

Hasil:

• Tunjangan pajak = Rp631.579

Langkah 4: hitung bruto setelah gross up

excel =12.000.000 + 631.579

Hasil:

• Bruto baru = Rp12.631.579

Langkah 5: hitung biaya jabatan Biaya jabatan 5% dari bruto, dengan batas tahunan tetap harus diperhatikan dalam spreadsheet.

excel =ROUND(12.631.579 * 5%, 0)

Hasil:

• Biaya jabatan = Rp631.579

Langkah 6: hitung neto bulanan

excel =12.631.579 - 631.579 - 100.000

Hasil:

• Neto bulanan = Rp11.900.000

Langkah 7: hitung PPh 21 bulanan

excel =11.900.000 * 5%

Hasil:

• PPh 21 bulanan = Rp595.000

Perhatikan bahwa dalam skema ini tunjangan pajak menjadi komponen yang menjaga take-home pay, sementara perusahaan menanggung beban tambahan melalui gross-up.

Pembanding untuk metode Gross untuk karyawan yang sama

Jika metode Gross dipakai, struktur dasarnya lebih sederhana.

• bruto dasar = Rp12.000.000
• PPh 21 dipotong dari gaji karyawan

Contoh alur:

excel PPh21 = ROUND(Bruto x TER, 0) THP = Bruto - PPh21 - pengurang lain yang berlaku

Jika memakai TER 5%:

• PPh 21 = Rp600.000
• Take-home pay lebih rendah dibanding Gross Up, karena tidak ada tunjangan pajak yang menutup potongan pajak

Pembanding untuk metode Net untuk karyawan yang sama

Pada metode Net, perusahaan menanggung pajak.

Misalnya target bersih karyawan ingin dijaga, maka:

excel TakeHomePay = Net target Biaya perusahaan = Net target + pajak

Hasilnya, take-home pay karyawan tetap, tetapi beban perusahaan meningkat karena pajak dibayar dari sisi perusahaan.

Contoh ringkasan perbandingan

Metode	Take-home pay karyawan	Beban perusahaan
Gross	paling dipengaruhi pajak	paling ringan
Gross Up	dijaga tetap stabil	naik karena tunjangan pajak
Net	paling stabil	paling besar karena pajak ditanggung perusahaan

TER lookup, rounding, dan penyesuaian tahunan

Bagian ini sering menjadi sumber selisih kecil, padahal efeknya bisa besar saat payroll massal.

Cara mencari TER di Excel

Simpan tabel TER di sheet terpisah. Format yang paling aman adalah tabel dengan kolom:

• status PTKP
• batas bawah
• batas atas
• TER

Lalu gunakan lookup berdasarkan penghasilan bruto yang relevan. Jika file Anda mendukung XLOOKUP, formula akan lebih rapi. Jika belum, VLOOKUP atau kombinasi INDEX-MATCH masih bisa dipakai.

Aturan pembulatan

Dalam payroll, pembulatan harus konsisten dari awal sampai akhir. Jika tidak, hasil per karyawan bisa sedikit berbeda dibanding total rekap.

Praktik yang aman:

• bulatkan pada level formula yang sama untuk semua karyawan
• gunakan satu aturan pembulatan untuk seluruh sheet
• jangan mencampur pembulatan bulanan dan tahunan tanpa dokumentasi

Contoh:

excel =ROUND(nilai,0)

Penyesuaian akhir tahun

Walaupun perhitungan bulanan memakai TER, tetap perlu rekap akhir tahun untuk memastikan akumulasi pajak sesuai.

Secara umum, alurnya:

1. jumlahkan penghasilan neto setahun
2. kurangi PTKP tahunan
3. hitung PKP
4. terapkan tarif yang sesuai pada layer tahunan
5. bandingkan hasil pajak tahunan dengan total potongan bulanan
6. lakukan koreksi pada periode akhir tahun jika ada selisih

Jadi, TER membantu mempermudah pemotongan bulanan, tetapi rekonsiliasi tahunan tetap perlu.

Edge case yang sering muncul di payroll

Bonus dan THR

Jika bonus atau THR dibayarkan pada bulan tertentu, komponen itu biasanya menambah penghasilan bruto bulan berjalan. Akibatnya, TER atau basis pajak bisa berubah.

Praktik Excel yang aman:

• masukkan bonus/THR sebagai baris input terpisah
• hitung ulang bruto bulan tersebut
• jalankan validasi jika bracket TER bergeser

Partial month atau karyawan masuk/keluar di tengah bulan

Untuk karyawan yang tidak full month, gunakan prorata sesuai kebijakan payroll Anda. Jangan langsung pakai gaji bulanan penuh jika masa kerja hanya sebagian bulan.

Di sheet Excel, pisahkan kolom:

• hari kerja aktual
• nilai prorata
• penghasilan yang dihitung untuk pajak

NPWP vs non-NPWP

Jika kebijakan dan skenario pajak Anda membedakan NPWP dan non-NPWP, pastikan status ini menjadi input tersendiri di sheet. Jangan disisipkan manual di formula utama agar audit lebih mudah.

Benefit atau natura

Jika skenario payroll Anda menyentuh natura atau kenikmatan, perlakuannya harus mengikuti aturan yang relevan. Karena topik ini bisa melebar, sebaiknya dipisahkan dari perhitungan rutin Gross/Gross Up/Net agar template tetap sederhana.

Template Excel, validasi, dan automasi payroll

Agar spreadsheet bisa dipakai berulang, susun template dengan struktur berikut:

Struktur template yang disarankan

Sheet	Isi
Input	data karyawan, gaji, status PTKP, BPJS, bonus
TER Lookup	tabel tarif efektif dan rentang
Calculation	formula gross, gross up, net, pajak, take-home pay
Validation	pengecekan selisih, bracket shift, rounding
Summary	rekap per karyawan, rekap departemen, total biaya

Checklist validasi sebelum dipakai live

• pastikan status PTKP sudah benar
• cek TER lookup sesuai data terbaru yang dipakai perusahaan
• uji formula dengan 3–5 karyawan contoh
• cek hasil gross-up ketika tunjangan membuat bracket berubah
• samakan aturan rounding di seluruh sheet
• cocokkan total pajak bulanan dengan rekap tahunan
• pastikan input BPJS dan iuran pensiun tidak tertukar dengan komponen penghasilan

Automasi payroll massal

Jika payroll Anda sudah mencapai volume besar, Excel sebaiknya tidak berdiri sendiri. Perhitungan PPh 21 bisa dihubungkan dengan workflow yang lebih otomatis, misalnya melalui otomatisasi perhitungan PPh21 untuk membandingkan hasil rumus manual dengan sistem.

Untuk proses end-to-end, Anda juga bisa menautkannya ke otomatisasi proses payroll agar input, kalkulasi, dan rekap berjalan lebih konsisten.

Jika Anda juga mengelola pekerja non-bulanan, alat bantu seperti kalkulator upah harian/per jam dapat membantu memastikan basis upah awal sudah sesuai sebelum masuk ke perhitungan pajak.

Kapan sebaiknya pindah dari Excel manual?

Jika Anda mulai melihat salah hitung berulang, file terlalu banyak versi, atau butuh rekap massal yang cepat, Excel manual biasanya sudah tidak ideal. Di titik itu, template Excel tetap berguna sebagai kontrol, tetapi perhitungan utama lebih aman jika diotomasi.

Penutup

Kalau Anda ingin cepat membedakan ketiganya, ingat saja ini:

• Gross: pajak dipotong dari gaji karyawan
• Gross Up: perusahaan memberi tunjangan pajak agar take-home pay tetap terjaga
• Net: perusahaan menanggung pajak dari awal

Untuk implementasi di Excel, fokus Anda bukan hanya menulis rumus, tetapi juga menyiapkan struktur sheet, lookup TER, pembulatan yang konsisten, dan validasi akhir tahun. Begitu alurnya rapi, spreadsheet payroll akan jauh lebih mudah dipakai ulang dan lebih aman saat volume karyawan bertambah.

Jika Anda ingin membandingkan hasil rumus manual dengan sistem yang lebih otomatis, Anda bisa mulai dari Pelajari fitur perhitungan PPh21 Zemangat.