Dari Analisis Jabatan ke SSU: Alur Praktis untuk HR

Dari Analisis Jabatan ke SSU: Alur Praktis untuk HR

Banyak perusahaan sudah memiliki tabel gaji, tetapi belum tentu memiliki Struktur dan Skala Upah (SSU) yang siap dipertanggungjawabkan. Di lapangan, kendalanya sering bukan pada perhitungan, melainkan pada urutan kerja. Angka gaji dikumpulkan lebih dulu, sementara jabatan, bobot pekerjaan, basis upah, dan dasar pengelompokannya belum benar-benar jelas.

Karena itu, penyusunan SSU sebaiknya dimulai dari data jabatan. Setelah jabatan dianalisis dan dikelompokkan, perusahaan dapat memilih metode penyusunan, menetapkan upah terkecil, midpoint, upah terbesar, serta rentang upah. Tabel tersebut belum menandai selesainya proses SSU. Masih ada tahap penetapan, pemberitahuan, penerapan, dokumentasi, dan peninjauan.

Sebelum menghitung, pastikan kewajibannya jelas

Struktur dan Skala Upah adalah susunan tingkat upah dari yang terendah sampai yang tertinggi berdasarkan kelompok jabatan dalam perusahaan. Rujukan utamanya adalah Permenaker Nomor 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah serta Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan.

Dalam PP 36/2021, perusahaan tidak berhenti pada penyusunan tabel. Ada kewajiban untuk menyusun, menerapkan, dan memberitahukan SSU sesuai ketentuan yang berlaku. Rujukan Pasal 20 sampai Pasal 24 perlu dicocokkan dengan naskah resmi terbaru sebelum dokumen perusahaan atau artikel ini digunakan sebagai dasar kepatuhan.

HR juga perlu memisahkan pembahasan pekerja berdasarkan masa kerja. Dalam materi yang dirujuk, Pasal 24 PP 36/2021 membedakan pekerja dengan masa kerja 1 tahun atau lebih dan pekerja dengan masa kerja kurang dari 1 tahun. Cara penerapan masing-masing perlu diperiksa langsung pada isi pasal dan ketentuan pengupahan terbaru, termasuk kaitannya dengan upah minimum.

Basis upah juga harus diputuskan sejak awal. SSU dapat disusun dengan basis gaji pokok atau gaji pokok beserta tunjangan tetap. Pilihan tersebut tidak boleh berubah di tengah perhitungan. Perusahaan perlu memastikan basis yang digunakan sesuai ketentuan yang berlaku dan konsisten dengan kebijakan pengupahan internal.

Jumlah golongan, format tabel, cara menyimpan dokumen, dan mekanisme peninjauan merupakan keputusan internal perusahaan sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan yang berlaku. Regulasi menetapkan kewajiban dan prinsipnya; perusahaan tetap perlu merancang cara kerja yang sesuai dengan struktur organisasinya.

Bangun SSU dari jabatan, bukan dari angka gaji

Kesalahan yang cukup sering terjadi adalah menjadikan gaji yang sudah dibayarkan sebagai satu-satunya dasar SSU. Cara ini memang cepat, tetapi dapat mempertahankan ketidakselarasan lama. Dua jabatan dengan tanggung jawab berbeda bisa berada di golongan yang sama, atau jabatan dengan bobot setara justru memiliki rentang upah yang tidak masuk akal.

Mulailah dengan menyiapkan data berikut:

• daftar seluruh jabatan yang akan dianalisis;

• uraian tugas dan tanggung jawab setiap jabatan;

• kompetensi, pengalaman, kewenangan, serta risiko pekerjaan;

• hasil Analisis Jabatan dan Evaluasi Jabatan;

• masa kerja pekerja sebagai informasi penerapan, bukan satu-satunya penentu nilai jabatan;

• basis upah yang akan digunakan; dan

• batas upah minimum yang relevan serta ketentuan pengupahan terbaru.

Analisis Jabatan membantu perusahaan memahami isi pekerjaan: apa yang dikerjakan, seberapa besar tanggung jawabnya, dan kompetensi apa yang dibutuhkan. Setelah itu, Evaluasi Jabatan membantu membandingkan bobot relatif antarjabatan. Hasil keduanya dapat digunakan untuk mengurutkan atau mengelompokkan jabatan ke dalam golongan.

Golongan tidak harus sama dengan nama level organisasi. Perusahaan dapat memiliki empat, lima, atau jumlah golongan lain sesuai variasi jabatan dan kebijakan internalnya. Yang perlu dijaga adalah konsistensi. Jabatan dalam satu golongan sebaiknya memiliki tingkat tugas, tanggung jawab, dan bobot yang sebanding.

Pilih metode yang bisa dijelaskan kembali

Sebelum memilih rumus, samakan dulu arti setiap kolom dalam tabel. Upah terkecil adalah batas bawah suatu golongan, sedangkan upah terbesar adalah batas atasnya. Midpoint dapat digunakan sebagai titik tengah rentang. Jika perusahaan memilih definisi aritmetika, midpoint dihitung dari rata-rata batas bawah dan batas atas:

Midpoint = (upah terkecil + upah terbesar) ÷ 2

Rentang atau spread dapat ditampilkan sebagai jarak antara batas atas dan batas bawah. Rumus dan istilah yang digunakan perlu ditulis dalam dokumen agar setiap pembaca tabel memahami kolom tersebut dengan cara yang sama.

Untuk penyusunan awal yang mudah ditelusuri, Metode Rangking Sederhana biasanya paling praktis. HR mengurutkan jabatan berdasarkan tingkat tugas atau bobotnya, mengelompokkan jabatan yang sebanding, lalu menetapkan batas upah untuk setiap golongan. Metode ini cocok ketika jumlah jabatan belum terlalu banyak dan hasil Analisis Jabatan relatif mudah dibandingkan.

Dua metode lain dapat dipertimbangkan sesuai kebutuhan:

Metode	Gambaran penggunaan	Kapan dipertimbangkan
Metode Rangking Sederhana	Mengurutkan jabatan dari tingkat tugas atau bobot yang lebih rendah ke lebih tinggi.	Organisasi membutuhkan metode yang sederhana dan mudah dijelaskan.
Metode Dua Titik	Menggunakan titik upah terendah dan tertinggi sebagai acuan untuk membentuk garis atau pola upah.	Perusahaan memiliki rentang jabatan yang cukup jelas dan ingin menjaga pola kenaikan antarlevel.
Metode Poin Faktor	Memberi nilai pada faktor jabatan, lalu menghubungkan total poin dengan tingkat upah.	Organisasi memiliki banyak jabatan dan membutuhkan evaluasi yang lebih terstruktur.

Metode yang rumit tidak otomatis menghasilkan SSU yang lebih baik jika data jabatan belum rapi. Metode yang sederhana, tetapi memiliki alasan pengelompokan, sumber angka, dan dokumentasi yang jelas, biasanya lebih mudah dipertanggungjawabkan daripada formula kompleks yang tidak dapat dijelaskan kembali.

Contoh SSU yang dapat ditelusuri

Berikut ilustrasi berbasis contoh jabatan pada lampiran Permenaker Nomor 1 Tahun 2017. Asumsinya, perusahaan menggunakan Metode Rangking Sederhana dan mengurutkan jabatan berdasarkan tingkat tugas. Angka perlu dicocokkan kembali dengan lampiran resmi sebelum digunakan sebagai dokumen perusahaan.

Jabatan	Golongan	Upah terkecil	Midpoint ilustratif	Upah terbesar	Rentang nominal
Pembantu Tukang	1	Rp. 1.500.000	Rp. 1.875.000	Rp. 2.250.000	Rp. 750.000
Tukang Batu	2	Rp. 2.000.000	Rp. 2.600.000	Rp. 3.200.000	Rp. 1.200.000
Tukang Kayu dan Mandor	3	Rp. 3.000.000	Rp. 3.500.000	Rp. 4.000.000	Rp. 1.000.000
Arsitek	4	Rp. 6.000.000	Rp. 7.000.000	Rp. 8.000.000	Rp. 2.000.000

Catatan: midpoint pada tabel merupakan perhitungan aritmetika ilustratif dari batas bawah dan batas atas. Rentang nominal ditampilkan sebagai selisih antara upah terbesar dan upah terkecil. Dataset yang tersedia tidak memuat proses kalkulasi angka pada contoh lampiran, sehingga tabel ini tidak boleh disebut sebagai hasil dari formula tertentu tanpa mencocokkan sumber asli.

Yang perlu diperhatikan dari contoh tersebut bukan hanya nominalnya. Lihat hubungan antara jabatan, golongan, batas bawah, dan batas atas. Tukang Kayu dan Mandor ditempatkan dalam golongan yang sama pada ilustrasi. Artinya, perusahaan perlu memiliki dasar bahwa tingkat tugas atau bobot kedua jabatan tersebut memang sebanding.

Membaca contoh metode garis lurus

Contoh lain yang bersifat ilustratif menggunakan titik upah terendah A = Rp. 3.000.000, titik upah tertinggi B = Rp. 15.000.000, dan 5 golongan upah. Formula yang digunakan dalam contoh adalah:

B = A × (1 + P × N)

dan:

Ci = A × (1 + P × i)

Dalam formula tersebut, A adalah titik upah terendah, B titik upah tertinggi, P parameter kenaikan yang harus ditentukan, N jumlah golongan sesuai definisi yang dipakai dalam sumber, sedangkan i adalah indeks golongan. Karena nilai P dan hasil tiap golongan tidak tersedia dalam dataset ini, perhitungan tidak boleh dipaksakan sampai menghasilkan angka baru.

Sebelum menggunakan contoh garis lurus, HR masih perlu melengkapi nilai P, memastikan definisi N dan i, serta memeriksa formula pada sumber asli. Contoh ini berguna untuk menunjukkan data yang dibutuhkan, bukan sebagai tabel SSU final.

Setelah tabel jadi, pekerjaan SSU masih berlanjut

Setelah rentang upah disusun, lakukan pemeriksaan internal. Pastikan setiap jabatan memiliki dasar pengelompokan, basis upah digunakan secara konsisten, batas upah tidak bertentangan dengan ketentuan yang berlaku, dan setiap angka dapat ditelusuri ke data atau keputusan yang terdokumentasi.

Beberapa pekerjaan berikut perlu diselesaikan setelah perhitungan:

• Penetapan: SSU ditetapkan oleh pengusaha sesuai ketentuan yang berlaku dan kewenangan internal perusahaan.

• Pemberitahuan: pekerja diberitahukan mengenai SSU sesuai mekanisme yang dipersyaratkan. Simpan bukti bahwa pemberitahuan telah dilakukan.

• Penerapan: gunakan golongan dan rentang yang telah ditetapkan dalam keputusan pengupahan, termasuk saat melakukan penyesuaian atau rekrutmen baru.

• Dokumentasi: simpan uraian jabatan, hasil evaluasi, dasar penetapan angka, versi dokumen, dan bukti pemberitahuan dalam satu jejak dokumen.

• Peninjauan: tinjau kembali ketika struktur organisasi, isi jabatan, kebijakan pengupahan, atau ketentuan regulasi berubah.

Pasal 79 PP 36/2021 perlu dijadikan rujukan saat menilai konsekuensi administratif atas ketidakpatuhan. Artikel ini tidak merinci jenis atau tahapan sanksinya karena isi pasal dan ketentuan pelaksana harus dicocokkan dengan naskah resmi yang berlaku saat digunakan.

Dalam praktiknya, SSU akan lebih berguna jika terhubung dengan data karyawan dan proses payroll. HR dapat melihat apakah jabatan, golongan, basis upah, dan pembayaran aktual masih selaras. Namun, sistem hanya membantu menjaga konsistensi. Dasar pengelompokan dan keputusan upah tetap harus berasal dari proses jabatan yang dapat dijelaskan.

Periksa kesiapan SSU sebelum diberlakukan

• Apakah semua jabatan sudah memiliki uraian tugas dan tanggung jawab yang mutakhir?

• Apakah hasil Analisis Jabatan dan Evaluasi Jabatan terdokumentasi?

• Apakah alasan pengelompokan jabatan ke setiap golongan dapat dijelaskan?

• Apakah basis upah sudah dipilih dan digunakan secara konsisten?

• Apakah upah terkecil, midpoint, upah terbesar, dan rentang memiliki definisi yang jelas?

• Apakah angka contoh dan rujukan regulasi sudah dicocokkan dengan sumber resmi terbaru?

• Apakah SSU sudah ditetapkan, diberitahukan, diterapkan, dan memiliki bukti dokumentasi?

Dengan alur tersebut, penyusunan struktur dan skala upah sesuai Permenaker tidak berhenti pada pembuatan tabel. Pekerjaan HR benar-benar selesai ketika setiap angka dapat ditelusuri ke jabatan dan metode yang jelas, lalu SSU diterapkan melalui proses pengupahan yang konsisten.