Prosedur PHK Sesuai UU Cipta Kerja: Langkah, Hak Karyawan, dan Kewajiban Perusahaan

PHK bukan hanya keputusan bisnis. Di Indonesia, prosesnya juga harus mengikuti prosedur phk yang legal dan administratif agar hak pekerja terpenuhi dan risiko sengketa bisa ditekan.

Secara ringkas, alurnya dimulai dari identifikasi alasan PHK, pemberitahuan tertulis, musyawarah bipartit, mediasi Disnaker bila belum ada kesepakatan, lalu perjanjian bersama atau proses di PHI jika sengketa berlanjut. Setelah itu, perusahaan wajib menyelesaikan pembayaran hak pekerja, menyesuaikan administrasi BPJS, dan memperlakukan pajak atas pembayaran terminasi sesuai ketentuan yang berlaku.

Panduan ini membahas dasar hukum, jenis PHK, langkah prosedural, cara hitung pesangon dan komponen hak lain, implikasi PPh 21, kewajiban BPJS, dokumen yang perlu disiapkan, serta alur penyelesaian sengketa.

Apa yang harus dipenuhi Prosedur PHK

Sebelum Prosedur PHK dijalankan, perusahaan perlu memastikan tiga hal dasar:

1. Ada dasar PHK yang jelas dan dapat dibuktikan.
2. Prosedur formal dijalankan melalui pemberitahuan dan musyawarah.
3. Hak finansial dan administratif disiapkan sejak awal, termasuk pesangon, UPMK, UPH, pajak, serta penyesuaian BPJS.

Kalau salah satu tahap dilewati, PHK berisiko memicu keberatan pekerja, sengketa hubungan industrial, atau gugatan ke PHI. Karena itu, prosedur PHK sesuai UU Cipta Kerja perlu diperlakukan sebagai proses kepatuhan, bukan sekadar formalitas surat keluar.

Dasar hukum PHK menurut UU Cipta Kerja dan aturan pelaksananya

Landasan hukum PHK masih bertumpu pada kerangka ketenagakerjaan yang dirujuk dalam UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, dengan penyesuaian melalui UU Cipta Kerja dan aturan pelaksananya, terutama PP No. 35 Tahun 2021.

Dalam praktik, PP No. 35 Tahun 2021 menjadi acuan penting untuk:

• pemberitahuan PHK,
• tahapan penyelesaian perselisihan,
• dan komponen kompensasi ketika hubungan kerja berakhir.

Untuk kepentingan kepastian hukum, perusahaan sebaiknya merujuk langsung ke teks resmi di peraturan.go.id dan memastikan pasal yang dipakai sesuai dengan alasan PHK yang terjadi. Jika perusahaan memakai alasan efisiensi, pelanggaran, berakhirnya pekerjaan tertentu, atau kondisi lain yang diatur, konsekuensi hak pekerja bisa berbeda.

Pasal yang perlu diperhatikan

Secara umum, pembaca perlu mencermati:

• Pasal 61 UU No. 13 Tahun 2003 untuk alasan berakhirnya perjanjian kerja,
• ketentuan PHK dan kompensasi dalam PP No. 35 Tahun 2021, dan
• aturan terkait penyelesaian perselisihan hubungan industrial bila tidak tercapai kesepakatan.

Karena detail pasal dapat berubah melalui pembaruan norma dan penafsiran, penting untuk memakai teks resmi saat menyusun surat atau risalah PHK.

Jenis PHK dan implikasinya pada hak pekerja

Tidak semua PHK menghasilkan komponen hak yang sama. Kuncinya ada pada jenis hubungan kerja dan alasan berakhirnya hubungan kerja.

Jenis / kondisi	Karakter utama	Implikasi umum pada hak
PKWT	Hubungan kerja berjangka waktu tertentu	Umumnya fokus pada kompensasi akhir kontrak sesuai aturan PKWT, bukan pesangon PKWTT
PKWTT	Hubungan kerja tetap	Dapat memunculkan pesangon, UPMK, dan UPH tergantung alasan PHK
PHK individual	Dialamatkan pada satu pekerja	Prosedur dan bukti dibangun pada kasus per kasus
PHK kolektif / massal	Menyangkut banyak pekerja sekaligus	Biasanya perlu dokumentasi alasan bisnis yang lebih rapi dan koordinasi internal yang lebih ketat

PKWT vs PKWTT

Secara fungsional, PKWT adalah hubungan kerja untuk jangka waktu atau pekerjaan tertentu, sedangkan PKWTT adalah hubungan kerja tetap. Perbedaan ini penting karena skema kompensasi akhirnya tidak sama.

Untuk PKWT, pembahasan biasanya berkisar pada kompensasi akhir kontrak. Untuk PKWTT, pembahasan lebih sering terkait pesangon, UPMK, dan UPH, bergantung pada alasan PHK.

Jika Anda sedang menangani terminasi PKWT, gunakan alat bantu seperti estimasi kompensasi untuk karyawan kontrak (PKWT) agar angka akhir lebih cepat dipetakan.

Langkah-langkah prosedur PHK yang sah

Berikut alur prosedur PHK yang paling praktis untuk dipakai HR dan tim legal.

1) Pastikan alasan PHK terdokumentasi

Sebelum bicara ke pekerja, perusahaan perlu menyusun dasar faktualnya lebih dulu. Misalnya efisiensi, pengurangan organisasi, pelanggaran disiplin, atau berakhirnya pekerjaan tertentu.

Output tahap ini: memo internal, bukti pendukung, dan ringkasan alasan PHK.

2) Kirim pemberitahuan tertulis

Pemberitahuan PHK disampaikan secara tertulis kepada pekerja. Dalam salah satu rujukan praktik yang umum dipakai, pemberitahuan dilakukan paling lama 14 hari kerja sebelum PHK.

Surat ini sebaiknya memuat:

• identitas pekerja,
• dasar alasan PHK,
• tanggal efektif berakhirnya hubungan kerja,
• ringkasan hak-hak yang akan dibayarkan,
• ajakan musyawarah jika ada keberatan.

Output tahap ini: surat pemberitahuan PHK yang terdokumentasi.

3) Lakukan musyawarah bipartit

Jika pekerja menerima, proses bisa lanjut ke penyelesaian administratif dan pembayaran hak. Jika pekerja keberatan, perusahaan harus melakukan musyawarah bipartit terlebih dahulu.

Bipartit adalah perundingan langsung antara perusahaan dan pekerja, atau pekerja bersama serikat jika ada. Tujuannya sederhana: mencari kesepakatan tanpa membawa sengketa ke luar perusahaan.

Output tahap ini: risalah bipartit. Jika sepakat, hasilnya ditulis dalam perjanjian bersama.

4) Gunakan mediasi Disnaker bila bipartit deadlock

Jika bipartit tidak menghasilkan kesepakatan, tahap berikutnya adalah mediasi di Disnaker. Di sini, mediator membantu para pihak mencari titik temu.

Perusahaan perlu membawa seluruh dokumen pendukung, termasuk dasar PHK, surat pemberitahuan, dan risalah bipartit. Pekerja juga dapat menyampaikan keberatan dan bukti tandingan.

Output tahap ini: anjuran mediator atau risalah mediasi.

5) Jika sengketa berlanjut, masuk ke PHI

Bila hasil mediasi tidak diterima, sengketa dapat dilanjutkan ke Pengadilan Hubungan Industrial (PHI). Pada tahap ini, perusahaan harus siap dengan pembuktian yang lebih formal.

Output tahap ini: putusan atau penetapan yang menjadi dasar penyelesaian lanjutan.

6) Buat perjanjian bersama dan bayarkan hak

Jika para pihak sepakat, kesepakatan dituangkan dalam perjanjian bersama. Dokumen ini penting karena menjadi dasar eksekusi pembayaran dan penutupan proses PHK.

Setelah itu, perusahaan membayar seluruh hak yang memang terutang dan menuntaskan administrasi ketenagakerjaan.

Ringkasan alur kerja

Tahap	Dilakukan oleh	Tujuan	Output
Identifikasi alasan PHK	Perusahaan	Menentukan dasar hukum dan bisnis	Memo/bukti internal
Pemberitahuan tertulis	Perusahaan	Memberi tahu pekerja secara formal	Surat PHK
Bipartit	Perusahaan + pekerja	Mencari kesepakatan	Risalah bipartit
Mediasi Disnaker	Pihak bersengketa + mediator	Menengahi sengketa	Anjuran/risalah mediasi
PHI	Para pihak	Penyelesaian yudisial	Putusan PHI
Perjanjian bersama/pembayaran	Perusahaan + pekerja	Menuntaskan hak dan hubungan kerja	Perjanjian bersama + bukti bayar

Cara menghitung pesangon, UPMK, UPH, dan implikasi PPh 21

Dalam konteks PKWTT, komponen yang paling sering muncul saat PHK adalah:

• pesangon,
• uang penghargaan masa kerja (UPMK),
• uang penggantian hak (UPH).

Sebelum masuk ke angka, pahami dulu fungsinya:

• Pesangon adalah kompensasi utama karena hubungan kerja berakhir.
• UPMK adalah penghargaan atas masa kerja pekerja.
• UPH menutup hak yang masih melekat, misalnya hak cuti yang belum diambil atau komponen lain yang memang diakui dalam ketentuan yang berlaku.

Untuk mempercepat estimasi, Anda bisa memakai hitung estimasi pesangon, UPMK, dan UPH setelah memahami komponen dasarnya.

Kerangka perhitungan

Karena besarannya bergantung pada alasan PHK dan masa kerja, perusahaan perlu memasukkan tiga hal:

1. Upah dasar yang menjadi dasar perhitungan,
2. masa kerja,
3. alasan PHK.

Secara praktis, hasil akhir biasanya dihitung dari kombinasi komponen di atas, lalu dikurangi atau disesuaikan sesuai alasan PHK yang berlaku.

Contoh 1: karyawan PKWTT dengan masa kerja pendek

Misalnya seorang karyawan PKWTT bergaji Rp6.000.000 per bulan, masa kerja 1 tahun 6 bulan, dan terkena PHK karena alasan bisnis biasa yang mengharuskan perusahaan membayar komponen terminasi sesuai ketentuan.

Untuk ilustrasi sederhana, asumsi yang dipakai adalah:

• Pesangon = 2 bulan upah = Rp12.000.000
• UPMK = tidak ada, karena masa kerja masih pendek dalam ilustrasi ini
• UPH = Rp1.500.000

Total hak bruto: Rp13.500.000

Jika ada pos pajak yang terutang atas komponen tertentu, perusahaan harus memotong sesuai ketentuan PPh 21 sebelum membayar bersih ke pekerja.

Contoh 2: masa kerja menengah dan perlakuan PPh 21

Seorang karyawan PKWTT bergaji Rp10.000.000 per bulan telah bekerja 5 tahun dan berakhir hubungan kerjanya melalui PHK yang menimbulkan hak pesangon, UPMK, dan UPH.

Misalkan hasil perhitungan haknya adalah:

• Pesangon = Rp30.000.000
• UPMK = Rp10.000.000
• UPH = Rp5.000.000

Total bruto: Rp45.000.000

Dalam pembukuan payroll, perusahaan harus memisahkan mana komponen yang termasuk objek pajak dan mana yang tidak, lalu melakukan pemotongan PPh 21 sesuai ketentuan DJP yang berlaku atas pembayaran terminasi.

Contoh 3: masa kerja panjang

Seorang karyawan PKWTT bergaji Rp15.000.000 per bulan sudah bekerja 12 tahun dan terkena PHK karena efisiensi organisasi.

Misalkan perhitungan internal menghasilkan:

• Pesangon = Rp90.000.000
• UPMK = Rp45.000.000
• UPH = Rp10.000.000

Total bruto: Rp145.000.000

Untuk kasus seperti ini, bagian payroll perlu memastikan:

• dasar perhitungan sudah benar,
• pajak atas komponen yang terutang sudah dipotong,
• bukti pembayaran disimpan,
• dan slip atau rincian pemutusan hubungan kerja diberikan kepada pekerja.

Apakah pesangon dikenai PPh 21?

Perlakuan pajak atas pembayaran terminasi perlu mengacu pada ketentuan resmi DJP. Karena tidak semua komponen terminasi diperlakukan sama, perusahaan harus memverifikasi bagian mana yang menjadi objek pajak sebelum memotong PPh 21.

Praktiknya, jangan langsung menjumlahkan semua komponen lalu memotong pajak secara seragam. Pisahkan dulu komponen pesangon, UPMK, UPH, dan pembayaran lain yang mungkin punya perlakuan pajak berbeda.

Kewajiban BPJS saat terjadi PHK

Saat hubungan kerja berakhir, perusahaan tidak cukup hanya membayar hak terminasi. Status kepesertaan BPJS juga perlu disesuaikan.

BPJS Ketenagakerjaan

Perusahaan perlu memperbarui status pekerja yang sudah tidak aktif agar data kepesertaan sinkron dengan kondisi hubungan kerja terakhir. Ini penting untuk menjaga akurasi administrasi dan menghindari iuran berjalan setelah hubungan kerja berakhir.

BPJS Kesehatan

Untuk BPJS Kesehatan, perubahan status kerja juga harus segera diadministrasikan sesuai mekanisme resmi yang berlaku. Dari sisi pekerja, informasi ini penting agar ia memahami status kepesertaan dan langkah lanjutan yang perlu dilakukan.

Jika perusahaan punya sistem payroll terintegrasi, proses penonaktifan atau penyesuaian status biasanya lebih rapi karena data PHK, payroll, dan BPJS bergerak dalam satu alur administrasi.

Dokumen, checklist, dan template yang perlu disiapkan

Dokumen yang rapi akan sangat membantu jika terjadi sengketa atau pemeriksaan ulang atas proses PHK.

Checklist dokumen inti

• surat pemberitahuan PHK,
• data hubungan kerja dan kontrak,
• dasar alasan PHK,
• bukti pendukung, seperti evaluasi kinerja, surat peringatan, atau dokumen efisiensi,
• risalah musyawarah bipartit,
• anjuran/risalah mediasi Disnaker,
• perjanjian bersama,
• bukti pembayaran pesangon, UPMK, UPH, dan hak lain yang disepakati,
• bukti penyesuaian BPJS,
• rekap pemotongan pajak jika ada.

Template yang paling berguna

Untuk operasional HR, empat template ini biasanya paling sering dipakai:

1. Surat pemberitahuan PHK
2. Permohonan mediasi ke Disnaker
3. Perjanjian bersama
4. Bukti pembayaran hak terminasi

Bukti pendukung untuk sengketa

Kalau kasus berlanjut ke PHI, perusahaan sebaiknya menyiapkan:

• kronologi kejadian,
• riwayat komunikasi,
• data absensi,
• surat peringatan bila relevan,
• notulen pertemuan,
• bukti transfer pembayaran,
• dan setiap dokumen yang menunjukkan bahwa prosedur formal sudah ditempuh.

Alur penyelesaian sengketa, risiko hukum, dan FAQ

Alur sengketa yang umum

Bipartit → Mediasi Disnaker → PHI

Itulah jalur yang paling umum ketika pekerja menolak PHK atau tidak sepakat dengan kompensasinya. Semakin rapi dokumentasi awal, semakin mudah perusahaan menjelaskan dasar tindakannya pada tahap berikutnya.

Risiko hukum jika prosedur tidak diikuti

Jika prosedur PHK diabaikan, risikonya bukan hanya sengketa hubungan industrial. Perusahaan juga bisa menghadapi:

• kewajiban membayar ulang atau menambah hak pekerja,
• proses litigasi yang lebih panjang,
• biaya legal yang lebih besar,
• dan reputasi hubungan industrial yang memburuk.

Karena detail sanksi sangat bergantung pada pelanggaran dan dasar hukum yang dipakai, bagian ini sebaiknya selalu diverifikasi dengan teks regulasi dan pendampingan legal bila kasusnya sensitif.

FAQ

Apa prosedur PHK yang sah menurut UU Cipta Kerja?

Secara praktis: tentukan dasar PHK, sampaikan pemberitahuan tertulis, lakukan bipartit, lanjutkan mediasi Disnaker jika deadlock, dan bawa ke PHI bila sengketa tidak selesai.

Apa bedanya prosedur untuk PKWT dan PKWTT?

PKWT lebih terkait pada berakhirnya kontrak dan kompensasi akhir kontrak. PKWTT biasanya melibatkan pesangon, UPMK, dan UPH, tergantung alasan PHK.

Apa yang terjadi jika pekerja menolak PHK?

Perusahaan harus masuk ke mekanisme musyawarah bipartit terlebih dahulu. Jika tidak selesai, sengketa dapat dilanjutkan ke mediasi Disnaker dan kemudian ke PHI.

Kapan collective atau mass PHK perlu perhatian khusus?

Saat PHK menyangkut banyak pekerja, perusahaan perlu menyiapkan alasan bisnis, dokumen, komunikasi, dan skema pembayaran dengan lebih disiplin karena potensi sengketanya lebih tinggi.

Apa yang harus disiapkan sebelum memulai PHK?

Minimal: dasar alasan PHK, surat pemberitahuan, data hubungan kerja, perhitungan hak finansial, dan dokumen pembuktian bila nanti terjadi keberatan.

Langkah berikutnya untuk HR dan pemilik usaha

Kalau Anda sedang menyiapkan PHK, fokuslah pada tiga hal: legalitas alasan, kerapian proses, dan ketepatan pembayaran. Ketiganya biasanya menentukan apakah proses selesai rapi atau berkembang menjadi sengketa.

Untuk menghitung kewajiban akhir lebih cepat, gunakan Kalkulator Pesangon. Jika Anda menangani karyawan kontrak, gunakan juga estimasi kompensasi untuk karyawan kontrak (PKWT).

Jika proses pembayaran akhir dan pelaporan perlu dirapikan agar tidak tercecer di payroll manual, Pelajari fitur Otomatisasi Payroll untuk memproses pembayaran akhir dan pelaporan setelah PHK.