Banyak yang masih beranggapan jika surat keterangan kerja dan paklaring itu sama. Tapi ternyata berbeda loh, apa saja perbedaannya? Mari kita simak dalam artikel berikut.
Surat keterangan kerja adalah surat pernyataan yang menerangkan bahwa karyawan atau employee masih bekerja dan berstatus sebagai karyawan aktif. Sedangkan paklaring adalah surat pernyataan yang menerangkan bahwa seorang karyawan pernah bekerja pada suatu perusahaan dengan posisi tertentu dan jangka waktu tertentu.
Nah, dari sini sudah jelas bahwa surat keterangan kerja berbeda dengan paklaring. Surat keterangan kerja diberikan kepada karyawan aktif sedangkan paklaring diberikan kepada karyawan yang telah resign.
Lalu apa saja fungsi dari surat keterangan kerja dan paklaring?
Memiliki definisi yang berbeda, tentunya memiliki fungsi dan kegunaan yang berbeda pula. Pada surat keterangan kerja dapat digunakan untuk keperluan pembukaan rekening bank, menyewa tempat tinggal, pengajuan pinjaman, maupun verifikasi identitas dan status pekerjaan, dan bukti status pekerjaan.
Yang mana, surat keterangan kerja dapat digunakan sebagai bukti bahwa seseorang masih berstatus sebagai karyawan aktif di suatu perusahaan.
Sedangkan paklaring merupakan dokumen yang banyak diminta jika Anda akan melamar ke perusahaan baru.
Berikut merupakan beberapa fungsi paklaring :
- Melamar pekerjaan
Paklaring dapat menjadi bukti bahwa karyawan telah berhenti di pekerjaan sebelumnya. Hal ini dapat membantu rekruter untuk memahami pengalaman kerja dan latar belakang karyawan yang bersangkutan.
- Pencairan dana BPJS Ketenagakerjaan
Salah satu persyaratan untuk pencairan dana BPJS Ketenagakerjaan oleh mantan karyawan adalah dengan menunjukkan bukti surat paklaring agar dana BPJS Ketenagakerjaan dapat segera di proses untuk dicairkan.
- Pengajuan beasiswa jalur profesional
Ada beberapa lembaga penyelenggara beasiswa yang mensyaratkan pengalaman kerja. Contohnya adalah beasiswa LPDP yang mensyaratkan pengalaman kerja minimal 2 atau 3 tahun bagi pelamarnya. Sehingga dapat menggunakan Paklaring sebagai dokumen pendukung.
- Pengajuan kartu kredit
Pengajuan kartu kredit memerlukan bukti pendapatan atau pekerjaan, sehingga paklaring dapat Anda gunakan untuk membantu proses persetujuan kartu kredit.
- Pengajuan pinjaman ke bank
Jika Anda ingin mengajukan pinjaman ke bank, maka Anda akan diminta bukti pendapatan maupun status pekerjaan yang digunakan oleh pihak bank untuk mengukur kemampuan Anda dalam membayar pinjaman.
Pada umumnya dokumen ini sering dianggap sepele bagi beberapa perusahaan. Banyak perusahaan yang telah beralih ke sistem digital namun tidak untuk kepengurusan dua dokumen ini.
Banyak perusahaan yang masih mengurus dua dokumen ini secara manual. Jika Anda ingin menerbitkan kedua surat ini apa saja sih yang harus ada di dalamnya?
Format Surat Keterangan Kerja dan Paklaring
Untuk mengajukan KPR, pengajuan visa, pengajuan pinjaman bank membutuhkan surat keterangan kerja. berikut merupakan format surat keterangan kerja yang dapat Anda gunakan :
- Kop surat
- Nama perusahaan
- Nama surat
- Nomor pembuatan
- Isi surat
- Penutup
Atau dapat Anda lihat dalam contoh sebagai berikut.
Jika perusahaan Anda ingin menerbitkan paklaring, Anda dapat menggunakan format sebagai berikut.
Kedua jenis surat tersebut Sekilas memang terlihat sama, akan tetapi yang membedakan adalah isi dari surat tersebut. Jika Anda adalah seorang karyawan dan ingin mengajukan paklaring maka Anda hanya perlu datang ke HRD dan meminta untuk dibuatkan surat paklaring sesuai dengan prosedur perusahaan Anda.
Pemberian surat keterangan kerja dan paklaring ini telah diatur dalam Undang-undang Republik Indonesia. Surat keterangan kerja telah diatur dalam Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang ketenagakerjaan.
Dalam UU Nomor 13 Tahun 2003 mengatur tentang hak dan kewajiban pekerja serta pengusaha termasuk pengaturan mengenai surat keterangan kerja. Selain itu dalam UU Nomor 13 Tahun 2003 pada pasal 160-161 juga menyebutkan ketentuan pemutusan hubungan kerja termasuk alasan dan prosedur yang harus diikuti.
Yang mana dalam UU Nomor 13 Tahun 2003 juga mengatur mengenai paklaring. Begitu juga Keputusan Menteri Ketenagakerjaan dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor KEP.01/MEN/1999 tentang tata cara pemberian dan penggunaan hak pensiun.
Jika Anda ingin menerbitkan surat keterangan kerja dan paklaring ada beberapa langkah yang harus Anda ikuti.
Proses penerbitan Surat Keterangan Kerja secara umum
Secara umum untuk menerbitkan surat keterangan kerja dapat melalui langkah-langkah berikut.
- Permintaan dari karyawan
Agar perusahaan dapat menerbitkan surat keterangan kerja maka karyawan harus mengajukan permintaan surat keterangan kerja kepada pihak yang berwenang di perusahaan. Permintaan ini dapat bersifat umum atau terkait dengan tujuan khusus seperti pengajuan pinjaman, sewa rumah, atau visa.
- Verifikasi informasi
Setelah Anda melakukan pengajuan, pihak berwenang di perusahaan akan melakukan verifikasi informasi terkait status pekerjaan, lama bekerja, dan detail pekerjaan karyawan. Hal ini juga dapat melibatkan konfirmasi dengan departemen sumber daya manusia.
- Penyusunan surat
Setelah proses verifikasi selesai dan data yang ditunjukkan valid, maka pihak berwenang akan menyusun surat keterangan kerja sesuai dengan format perusahaan maupun contoh yang telah diuraikan diatas.
- Penandatanganan dan cap perusahaan
Selanjutnya surat keterangan kerja akan ditandatangani oleh pihak yang berwenang. Biasanya atasan langsung maupun pejabat sumber daya manusia. Serta pemberian cap sebagai tanda keabsahan.
- Penyerahan kepada karyawan
Proses penyerahan dokumen kepada karyawan ini dapat diserahkan secara langsung maupun melalui pengiriman email atau pos, hal ini dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.
- Arsip internal
Tahap terakhir adalah salinan surat keterangan kerja ini akan diarsipkan secara internal oleh perusahaan untuk keperluan administrasi dan referensi di masa depan.
Yang perlu diingat adalah proses atau alur pengajuan surat keterangan kerja dapat berbeda-beda di tiap perusahaan. Sehingga penting bagi Anda untuk mencari informasi bagaimana prosedur yang digunakan oleh perusahaan tempat Anda bekerja.
Ketika Anda mengajukan surat keterangan kerja biasanya Anda akan diminta beberapa dokumen untuk mendukung permintaan Anda.
Dokumen pendukung yang harus disiapkan untuk mengurus Surat Keterangan Kerja
Dokumen yang harus Anda siapkan untuk mengurus surat keterangan kerja adalah sebagai berikut.
- Permintaan tertulis
Biasanya Anda akan diminta untuk membuat permohonan tertulis kepada pihak yang berwenang di perusahaan. Sebaiknya dalam menulis surat permintaan cantumkan tujuan dan informasi yang relevan.
- Identitas pribadi
Identitas ini biasanya meliputi fotocopy KTP maupun dokumen resmi lainnya sebagai bukti identitas.
- Bukti pekerjaan
Bukti terkait pekerjaan dapat berupa kartu identitas karyawan, kartu akses maupun bukti lainnya yang dapat mengkonfirmasi status pekerjaan Anda.
- Informasi pribadi
Informasi pribadi ini dapat berupa alamat tempat tinggal terkini, nomor telepon, dan email yang dapat dihubungi.
- Tujuan penggunaan surat keterangan
Dan yang terakhir Anda dapat menjelaskan mengenai tujuan penggunaan dokumen tersebut seperti untuk pengajuan pinjaman, visa, maupun keperluan lainnya. Hal tersebut merupakan dokumen pendukung dan proses penerbitan surat keterangan kerja. Lantas bagaimana dengan paklaring?
Jika Anda hendak resign dari pekerjaan Anda yang sekarang dan ingin mengajukan paklaring, berikut merupakan proses yang harus Anda tempuh.
Proses penerbitan Paklaring secara umum
Secara umum proses penerbitan paklaring dapat melalui langkah-langkah berikut :
- Permintaan pembebasan
Untuk mengajukan paklaring, karyawan dapat mengajukan permintaan pembebasan kepada pihak yang berwenang di perusahaan. Permintaan ini dapat diajukan karena berbagai alasan. Seperti pengunduran diri ataupun berakhirnya kontrak kerja.
- Verifikasi informasi
Berdasarkan permintaan yang Anda ajukan, selanjutnya pihak yang berwenang akan melakukan verifikasi informasi terkait status kerja dan keadaan keuangan karyawan. Terutama jika pembebasan terkait dengan kewajiban keuangan tertentu.
- Penyelesaian kewajiban finansial
Jika terdapat kewajiban finansial yang harus diselesaikan oleh karyawan kepada perusahaan, proses pembebasan biasanya melibatkan penyelesaian kewajiban ini sebelum dikeluarkan paklaring.
- Pengisian dokumen
Biasanya karyawan akan diminta untuk mengisi formulir maupun dokumen tertentu yang diperlukan untuk pemrosesan paklaring.
- Penandatanganan dan cap perusahaan
Setelah verifikasi dan pengisian dokumen selesai, pihak yang berwenang akan menandatangani dan memberikan cap paklaring untuk memberikan keabsahan hukum.
- Penyerahan paklaring kepada karyawan
Selanjutnya paklaring akan diserahkan kepada karyawan yang telah memenuhi syarat pembebasan.
- Arsip internal
Dan proses terakhir, Salinan paklaring serta catatan terkait akan disimpan secara internal oleh perusahaan untuk keperluan administrasi.
Penting untuk dicatat bahwa proses ini dapat bervariasi tergantung pada peraturan dan kebijakan perusahaan. Sehingga penting bagi Anda untuk memahami kewajiban dan syarat tertentu pada perusahaan tempat Anda bekerja.
Dokumen apa saja yang perlu Anda siapkan untuk mengajukan paklaring?
Untuk mengurus paklaring ada beberapa dokumen yang harus Anda siapkan dan penuhi untuk mengajukan paklaring. Berikut merupakan dokumen secara umum yang Anda perlukan untuk mengurus paklaring.
- Surat permintaan pembebasan
Surat tertulis ini dapat mencantumkan alasan pembebasan dan tujuan penggunaan paklaring.
- Identitas pribadi
Identitas pribadi ini dapat berupa fotocopy KTP maupun dokumen identitas resmi lainnya.
- Surat pengunduran diri (Jika berlaku)
Apabila pembebasan terkait dengan pengunduran diri, surat pengunduran diri mungkin diperlukan untuk proses pengajuan paklaring.
- Dokumen perjanjian kerja
Hal ini dapat berupa Salinan kontrak kerja ataupun dokumen perjanjian kerja yang menunjukkan ketentuan terkait pembebasan.
- Bukti penyelesaian kewajiban finansial
Jika ada kewajiban finansial yang harus diselesaikan oleh karyawan, seperti pengembalian uang muka maupun penyelesaian pinjaman, bukti pembayaran atau penyelesaian harus disertakan.
- Formulir pembebasan
Merupakan formulir atau dokumen internal Perusahaan yang perlu diisi oleh karyawan untuk memproses pembebasan.
- Dokumen pengembalian barang milik perusahaan
Jika terdapat barang milik perusahaan yang perlu dikembalikan oleh karyawan kepada perusahaan maka dokumen ini yang akan mencatat pengembalian tersebut.
- Bukti pengembalian aset perusahaan (Jika berlaku)
Apabila karyawan memiliki tanggung jawab terhadap asset Perusahaan, maka bukti pengembalian atau penyerahan aset harus diikutsertakan.
Perlu diingat untuk memastikan persyaratan spesifik perusahaan tempat Anda bekerja. Karena setiap perusahaan mungkin memiliki kebijakan yang berbeda pula dalam mengurus paklaring.
Kesimpulan
Pada umumnya surat keterangan kerja dan paklaring merupakan dokumen yang berbeda dan penting bagi karyawan untuk memahami kegunaan dari kedua surat ini. Selain itu dalam mengurus dokumen ini, penting untuk memahami prosedur dan persyaratan yang berlaku.
Dengan memenuhi persyaratan dengan teliti, baik karyawan maupun perusahaan dapat memastikan transparansi dan kepatuhan hukum dalam pengelolaan hubungan kerja.
Membuat dokumen ini terkadang menjadi pekerjaan yang merepotkan bagi HRD atau perusahaan. Karena terdapat beberapa proses dan persyaratan yang dibutuhkan. Untuk itu membuat dokumen ini akan lebih mudah jika sudah terdapat sistem atau proses otomasi. Zemangat adalah produk HRIS yang akan memudahkan anda dalam membuat tugas – tugas ini. HRIS Zemangat mengintegrasikan database karyawan yang sudah tersimpan dalam sistem. Sistem ini juga menyediakan fitur pdf report generator yang memungkinkan anda untuk membuat dokumen ini secara otomatis. Hanya tinggal dalam satu klik anda sudah bisa memperoleh dokumen ini dengan mudah. Tertarik untuk menggunakan aplikasi Zemangat? pelajari selengkapnya disini.
