Penggunaan mesin fingerprint sangat dibutuhkan oleh banyak perusahaan untuk mendaftar kehadiran karyawan. HRD pun perlu untuk mengakses data kehadiran karyawan guna melakukan penggajian dan laporan. Namun di tengah penggunaannya yang sangat dibutuhkan, mesin fingerprint seringkali terhambat di tengah proses kerjanya. Banyak permasalahan dalam penggunaan mesin fingerprint yang seringkali dapat merugikan karyawan maupun perusahaan.
Pada saat pandemi berlangsung, perusahaan dihadapkan dengan permasalahan bagaimana cara mendata kehadiran karyawan dari berbagai tempat yang berbeda. Hingga kemudian muncullah penggunaan absensi online yang memberikan banyak kemudahan serta solusi bagi perusahan-perusahaan yang melakukan kerja dari rumah. Namun hal ini tidak menutup kemungkinan bahwa semua perusahaan telah beralih dari mesin fingerprint menjadi digital seperti absensi online. Tidak sedikit juga perusahaan yang masih mengandalkan mesin fingerprint untuk mengontrol kehadiran karyawan di tengah rentannya penularan virus. Apakah perusahaan Anda salah satu perusahaan yang masih menggunakan mesin fingerprint untuk mendata kehadiran karyawan? Artikel ini menyajikan perbandingan penggunaan kedua alat tersebut, sehingga Anda dapat menarik kesimpulan manakah alat yang lebih menguntungkan untuk perusahaan Anda di masa sekarang ini.
Contents
Cara Kerja Fingerprint
Mesin fingerprint bekerja dengan cara sensor fingerprint menangkap data sidik jari sebagai referensi. Sidik jari yang sudah terdaftar, kemudian tersimpan dalam database sebagai acuan ketika seseorang ingin mengakses sesuatu dengan mesin fingerprint sebagai kuncinya. Untuk mengakses perangkat (seperti mendaftar kehadiran karyawan), pengguna perlu untuk menempelkan sidik jarinya ke mesin fingerprint. Setelah itu sistem akan melakukan scanning hasil sidik jari yang telah ditempelkan. Proses scanning tersebut dilakukan dengan pencocokan sidik jari yang telah ditempel dengan data sidik jari pada database yang telah terdaftar sebelumnya. Apabila terdapat kecocokan dengan sidik jari dalam database, maka pengguna dapat mengakses perangkat tersebut. Namun apabila tidak ada kecocokan dengan sidik jari dalam database, maka sistem akan menolak dan tidak dapat memberikan akses kepada pengguna.
Kelemahan Fingerprint
Membutuhkan Perawatan Khusus
Setiap peralatan dalam sebuah perusahaan pasti membutuhkan perawatan khusus yang harus dianggarkan sebelumnya, terlebih jika peralatan tersebut tiba-tiba rusak saat akan digunakan atau ketika digunakan dapat menyebabkan pembengkakan biaya. Hal ini sama dengan mesin fingerprint yang kebutuhannya sangat diperlukan oleh karyawan dan HRD setiap hari. Penggunaan mesin yang dipakai berhari-hari pastinya membutuhkan perawatan rutin agar mesin selalu dapat berjalan dengan maksimal. Selain perawatan bagian dalam mesin, layar scanner yang paling banyak tersentuh oleh tangan juga harus tetap bersih setiap harinya. Pembersihan ini pun tidak dapat dilakukan sembarangan. Mesin fingerprint membutuhkan cairan pembersih khusus untuk tetap menjaga layar scanner dapat menangkap hasil sidik jari dan melakukan scanning dengan database. Apabila salah satu mesin terpenting tersebut mengalami kerusakan, hal ini akan dapat menghambat proses pencatatan kehadiran karyawan.
Rentan Terhambat Saat Mesin Mengidentifikasi Jari
Salah satu masalah yang sering terjadi pada mesin fingerprint adalah mesin tidak dapat menangkap sidik jari pengguna saat pengguna menempelkan sidik jarinya pada layar mesin fingerprint. Penyebab terhambatnya penangkapan sidik jari ini, karena layar mesin terlalu kotor atau terlalu banyak bekas sidik jari yang tertempel sebelumnya. Terlebih jika bagian scanner terkena cairan keringat dan paparan cahaya langsung. Hal ini akan dapat menurunkan serta menghambat proses penangkapan sidik jari yang kemudian dapat berdampak pada terhambatnya proses pencatatan kehadiran karyawan.
Kontrol Kehadiran Karyawan Tidak Akurat
Kelemahan dari penggunaan mesin fingerprint adalah tidak akuratnya mesin dalam mengontrol kehadiran karyawan atau pencatatan kehadiran karyawan tidak berdasarkan waktu kehadiran sebenarnya. Penyebab ketidak akuratan ini, karena pengguna perlu membuat antrian ketika ingin mendaftar kehadiran. Terlebih ketika mesin terhambat saat melakukan pencocokan dengan database, hal ini dapat merugikan karyawan maupun perusahaan. Ketidak akuratan mesin fingerprint juga sangat merepotkan HRD, karena hasil laporan kehadiran karyawan tidak berdasarkan waktu real time kehadiran.
Rentan Penularan Virus
Mesin fingerprint memerlukan pencocokan sidik jari pengguna dengan sidik jari dalam database. Oleh karena itu, penggunaan mesin fingerprint sangat rentan penularan virus. Terlebih karena layar pada mesin fingerprint akan terus menerus disentuh banyak orang untuk membuka akses, hal ini dapat mentransfer virus tanpa disadari. Kurangnya pelacakan perpindahan karyawan yang kemudian membuat seseorang menjadi orang tanpa gejala dan menggunakan mesin fingerprint akan dapat memicu klaster perkantoran dalam penularan virus.
Mengenal Absensi Online
Absensi online adalah fitur pencatatan kehadiran karyawan menggunakan aplikasi yang dapat diakses melalui mobile device masing-masing karyawan. Sistem absensi online ini terbukti lebih praktis dan efisien ketimbang penggunaan mesin fingerprint, karena karyawan dapat melakukan absensi di mana saja, tanpa harus datang ke kantor. Selain itu, penggunaan absensi online juga dapat menekan pengeluaran biaya kerusakan apabila suatu perusahaan menggunakan mesin fingerprint. Sehingga, penggunaan absensi online dapat menjadi solusi bagi perusahaan.
Kelebihan Absensi Online
Akses di Mana Saja dan dari Mana Saja
Kalau penggunaan mesin fingerprint membutuhkan penggunanya untuk datang ke kantor di mana mesin fingerprint berada, penggunaan absensi online sebaliknya. Akses absensi online dapat dilakukan di mana saja dan dari mana saja. Pengguna dapat langsung mendaftar kehadirannya tanpa harus datang ke kantor. Meskipun akses absensi online di mana saja dan dari mana saja, karyawan tetap harus menaati waktu absensi dan tidak bisa melakukannya sesuka hati. Perusahaan pun tetap dapat melakukan kontrol dan approval untuk kehadiran karyawan yang telah terekam di sistem.
Kontrol Kehadiran Karyawan Secara Real Time
Penggunaan absensi online, memungkinkan bahwa kehadiran karyawan akan terekam dengan waktu kehadiran real time, karena masing-masing karyawan dapat mengakses absensi online melalui masing-masing mobile device mereka. Sehingga, karyawan tidak perlu membuat antrian untuk mendaftar kehadiran. Kontrol kehadiran karyawan secara real time juga menguntungkan HRD dalam melakukan penggajian karyawan. HRD dapat mengetahui siapa saja karyawan yang tidak mendaftar kehadiran, terlambat mendaftar kehadiran, ataupun pulang cepat, karena semuanya akan terkirim secara otomatis.
Validasi Kehadiran Karyawan Secara Otomatis
Kontrol karyawan menggunakan absensi online, kehadiran karyawan akan langsung dapat tervalidasi secara otomatis. Sehingga karyawan langsung dapat mengetahui bahwa kehadirannya telah terekam di dalam sistem. HRD juga tidak perlu mendaftar kehadiran karyawan secara manual seperti yang dilakukan jika perusahaan menggunakan mesin fingerprint.
Kalkulasi Jam Kerja Karyawan Lebih Akurat
Penggunaan absensi online yang fiturnya unggul dalam fleksibilitas, hal ini berdampak pada kalkulasi jam kerja karyawan yang pencatatannya lebih akurat. Kalkulasi yang akurat akan memudahkan HRD dalam perhitungan penggajian. Jadwal kerja karyawan akan secara langsung dikomparasi dengan data kehadiran aktual yang terekam oleh sistem. Gaji karyawan akan diproses sesuai dengan kebijakan perusahaan terkait kehadiran karyawan.
Mulailah Beralih ke Absensi Online dengan Zemangat
Penggunaan absensi online memberikan banyak keunggulan dan manfaat, karena absensi online dapat dilakukan di mana saja melalui mobile device masing-masing. Absensi online dari Zemangat memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi di beberapa tempat yang berbeda. Melalui Zemangat Attendance Anywhere, absensi karyawan akan divalidasi secara otomatis oleh sistem. Zemangat menghadirkan tiga fitur validasi otomatis yaitu face recognition (selfie), GPS, dan Network Checking.
Selain itu, karyawan juga dapat melakukan ijin, cuti, perjalanan dinas, ubah shift, dan approval dengan mudah. Semua permintaan akan diinformasikan kepada atasan atau HRD untuk proses approval. Data absensi karyawan juga akan diperoleh secara real time, sehingga data kehadiran langsung terintegrasi ke dalam sistem untuk diproses secara otomatis. HRD dapat mengakses atau mengontrol kehadiran karyawan kapan saja, karena seluruh data kehadiran karyawan tersedia dalam satu sistem.
Selain itu, perhitungan payroll juga semakin mudah, karena data absensi langsung dapat diolah oleh sistem untuk proses payroll. Proses payroll hanya perlu satu kali klik dan semua laporan yang dibutuhkan akan tersaji secara lengkap.Setelah mengetahui fitur-fitur dalam aplikasi Zemangat, apakah Anda tertarik untuk beralih menggunakan absensi online dari Zemangat? Anda dapat memulainya dengan menghitung biaya yang harus dikeluarkan untuk aplikasi Zemangat. Perhitungan biaya akan disesuaikan dengan jumlah karyawan dalam perusahaan. Perusahaan dapat mengakses Client Area Zemangat Application System untuk keterangan lebih lanjut. Coba aplikasi Zemangat sekarang juga!
