Dalam kegiatan bisnis perusahaan, tentunya terdapat sumber daya manusia yang membantu terlaksananya setiap kegiatan bisnis di perusahaan. Sebagai timbal balik dari perusahaan, perusahaan memberikan upah atau gaji kepada karyawan perusahaan. Upah atau gaji tersebut biasanya dihitung berdasarkan absensi karyawan.  Di era saat ini, hadir inovasi-inovasi di dunia HR, salah satunya adalah teknologi yang dapat merekam kehadiran karyawan yaitu absensi online. Apakah kamu sudah sering mendengar istilah absensi online? Yuk simak artikel berikut untuk menambah pemahamanmu terkait absensi online.

Daftat isi :

Apa itu Absensi?

Absensi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) berarti ketidakhadiran. Absensi merupakan tidak hadirnya seseorang atau objek dalam instansi tertentu. Namun, penggunaan kata absensi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari dapat berarti pencatatan atau rekaman waktu hadir karyawan dalam sebuah dokumen atau sistem yang dibuat sebagaimana mestinya guna sebagai acuan dalam penilaian atau tindakan selanjutnya di suatu perusahaan. Absensi karyawan dapat dicatat secara manual berupa daftar hadir biasa, dapat pula menggunakan sistem yang dirancang sedemikian rupa dan sudah banyak berkembang saat ini. Pencatatan waktu yang umumnya dilakukan oleh perusahaan adalah pencatatan waktu hadir saat karyawan masuk kerja dan pulang kerja.

Manfaat Absensi untuk Perusahaan

Mengatur Jam Kerja Karyawan

Absensi karyawan yang berisi jam dan jadwal kerja karyawan diatur oleh perusahaan sedemikian rupa untuk memastikan karyawan hadir sesuai jam yang telah ditentukan. Aturan absensi karyawan bersifat mengikat, sehingga tak jarang dijumpai perusahaan menetapkan sanksi-sanksi tertentu jika ada karyawan yang melanggar ketentuan tersebut. Pada umumnya jam kerja karyawan berlangsung selama 8 jam, dengan diselingi oleh 1 jam istirahat.

Sebagai alat ukur penyelarasan hak dan tanggung jawab antar karyawan dan perusahaan

Perusahaan membutuhkan karyawan untuk dapat tetap menjalankan kegiatan operasi perusahaan. Karyawan mendapatkan imbalan berupa gaji dari perusahaan. Dari hal tersebut kita bisa melihat bahwasanya perusahaan dan karyawan saling membutuhkan satu sama lain. Gaji merupakan hak dari karyawan, yang di sisi lain merupakan kewajiban dari perusahaan. Nominal gaji biasanya dipengaruhi oleh absensi karyawan. Perusahaan umumnya memberikan gaji atau upah yang lebih kepada karyawan yang jam kerjanya melebihi jam yang telah ditentukan atau yang biasa disebut dengan overtime atau lembur. Sebaliknya, perusahaan juga memberikan sanksi tertentu untuk ketidakhadiran atau keterlambatan karyawan berupa pemotongan gaji. Dari hal ini kita bisa melihat bahwa absensi karyawan dapat digunakan sebagai penyelarasan hak dan tanggung jawab antara karyawan dan perusahaan.

Penialaian Karyawan

Absensi karyawan juga dapat dijadikan acuan untuk melakukan penilaian karyawan terutama kedisiplinan karyawan. Karyawan yang memiliki tingkat kedisiplinan yang tinggi serta berkompeten dapat diandalkan untuk menduduki posisi tertentu sehingga memiliki jenjang karir yang baik.

Pengertian Absensi Online

Kehadiran karyawan merupakan salah satu aspek penting dalam suatu perusahaan, untuk itu diperlukan sebuah sistem absensi untuk melakukan pencatatan kehadiran karyawan. Absensi menggunakan mesin fingerprint terkadang memiliki kendala dalam hal ketidakpraktisannya, absensi hanya dapat dilakukan di tempat mesin fingerprint berada. Selain itu, penggunaan mesin fingerprint di masa new normal ini juga tidak dianjurkan oleh pemerintah. Karena absensi menggunakan mesin fingerprint masih membutuhkan interaksi dengan sentuhan yang beresiko meningkatkan penularan virus. Oleh sebab itu, inovasi baru untuk merekam kehadiran karyawan diharapkan dapat membantu perusahaan untuk mengontrol kehadiran karyawan dengan absensi online.

Absensi Online adalah fitur pencatatan kehadiran karyawan yang menggunakan aplikasi yang dapat diakses melalui  mobile device karyawan masing-masing. Sistem absensi online ini dianggap lebih praktis dan efisien. Dikatakan lebih praktis karena karyawan dapat melakukan absensi dimana saja, tanpa mengharuskan karyawan untuk datang ke kantor dimana mesin fingerprint berada. Dikatakan lebih efisien karena biaya investasi mesin fingerprint mungkin merupakan hal yang berat bagi beberapa perusahaan, sehingga absensi online mungkin saja menjadi solusi bagi perusahaan.

Keunggulan sistem absensi online

Hemat Biaya

Dikatakan hemat biaya karena mesin fingerprint merupakan biaya yang cukup besar untuk perusahaan yang memiliki beberapa cabang. Perusahaan tentunya harus menginstal mesin fingerprint di beberapa cabang. Dengan menggunakan absensi online, perusahaan tidak perlu menghabiskan banyak dana untuk investasi mesin fingerprint, absensi dapat dilakukan melalui handphone karyawan masing-masing.

Dapat dilakukan kapan saja, dimana saja.

Absensi online memiliki keunggulan dari segi fleksibilitasnya, karyawan dapat melakukan absensi dimana saja, dan kapan saja. Tetapi, dimana saja dan kapan saja tidak berarti karyawan dapat melakukan absensi sesuka hati, perusahaan tetap dapat melakukan controlling dan approval untuk kehadiran karyawan yang telah terekam di system.

Pemantauan Kehadiran Karyawan Secara Realtime

Absensi yang telah dilakukan oleh karyawan secara real-time akan terekam ke dalam system. Hal ini tentunya akan mempermudah perusahaan khususnya HR untuk melakukan controlling kehadiran karyawan. Absensi online memudahkan HR untuk mengetahui siapa saja karyawan yang mangkir absen, terlambat ataupun pulang cepat akan terkirim secara otomatis.

Perhitungan jam kerja karyawan lebih akurat

Perhitungan penggajian akan lebih akurat karena jadwal kerja karyawan akan secara langsung dikomparasi dengan data kehadiran actual yang terekam oleh system. Nantinya gaji karyawan akan disesuaikan dengan kebijakan perusahaan terkait kehadiran karyawan.

Aplikasi Absensi Online Zemangat

Zemangat menghadirkan solusi absensi online untuk memberikan kemudahan bagi karyawan dalam melakukan absen serta bagi Perusahaan untuk mengelola absensi karyawan. Berikut penjabarannya.

Validasi Absensi untuk Menjamin Keakuratan Absensi

Untuk menghindari manipulasi data, absensi online harus dapat melakukan validasi untuk absensi yang dilakukan karyawan. Validasi ini penting untuk dilakukan sehingga absensi yang masuk dapat dijamin keakuratannya tanpa harus melakukan double check terlebih dahulu. Parameter yang dimiliki oleh Zemangat adalah GPS, face recognition, dan network checking. Parameter tersebut nantinya akan mempermudah perusahaan untuk menjamin bahwa karyawan hadir di perusahaan tersebut, dan yang melakukan absensi adalah benar karyawan yang bersangkutan. 

Integrasi dengan Payroll

Integrasi dengan payroll juga dimiliki oleh Zemangat, sehingga nantinya data kehadiran karyawan akan secara otomatis terkirimkan dan diperhitungkan. Berbagai komponen yang mempengaruhi penggajian karyawan dan berhubungan dengan kehadiran karyawan adalah keterlambatan, cuti, lembur, ketidakhadiran dan lain sebagainya.

Akses Aplikasi untuk Karyawan

Dengan memberikan akses aplikasi kepada karyawan, perusahaan dapat mempersingkat proses HR hingga 80%. Seluruh kegiatan administratif berupa pengajuan izin, cuti, lembur dsb dapat dilakukan melalui aplikasi. Pengajuan menggunakan form dengan meminta approval ke beberapa bagian yang memakan waktu cukup lama dapat dipersingkat dan dipermudah menggunakan Zemangat. 

Banyak ya manfaatnya? Jadi tunggu apalagi? Ayo mulai terapkan absensi online di perusahaanmu. Coba Zemangat sekarang!