Berbicara tentang kegiatan di departemen HR pasti akan berhubungan dengan data karyawan. Pengelolaan data karyawan merupakan hal yang penting karena data karyawan merupakan dasar untuk perhitungan penggajian karyawan. Untuk mengelola data karyawan diperlukan ketelitian yang ekstra agar data yang tersimpan merupakan data yang akurat. Informasi yang termuat dalam data karyawan tidak hanya data diri saja, tetapi berkaitan dengan jatah cuti, masa kerja, histori prestasi, rotasi dan mutasi yang pernah dialami selama bekerja dan masih banyak lagi.
Pengelolaan data karyawan dengan baik dan tepat akan membantu karyawan, HR, maupun perusahaan dalam menjalankan kegiatan untuk mencapai tujuan masing-masing. Belakangan ini, seiring dengan berkembangnya teknologi, software HR membantu banyak dalam menyederhanakan tugas administratif HR, sehingga HR dapat menyelesaikan tugas tersebut dengan lebih praktis dan mudah. Berikut adalah alasan mengapa data karyawan harus dikelola dengan baik:
Contents
Data mungkin akan dibutuhkan di masa yang akan datang.
Data karyawan yang telah disimpan pada saat tertentu pasti akan dibutuhkan oleh pihak yang berkepentingan untuk menggunakan, HR tentu harus membongkar dan mencari file tersebut, hal tersebut tentunya memerlukan waktu dan tenaga yang cukup banyak. Dengan menggunakan software SDM, pencarian data karyawan dapat dengan mudah dilakukan karena seluruh data karyawan tersimpan dalam satu database yang dapat dicari dalam satu kali klik.
Data karyawan sumber informasi perhitungan gaji karyawan
Absensi karyawan merupakan salah satu bagian dari data karyawan. Absensi karyawan yang terkelola dengan baik akan memudahkan perhitungan gaji secara akurat. Faktor-faktor yang mempengaruhi gaji karyawan yang berkaitan dengan kehadiran karyawan contohnya adalah kelengkapan dan jam absensi, lembur, tunjangan untuk shift tertentu dan masih banyak lagi. Informasi mengenai absensi karyawan akan terekam secara detail dan terintegrasi jika menggunakan aplikasi HR.
Evaluasi kinerja karyawan
Pengelolaan data karyawan yang baik akan mempermudah dalam melakukan evaluasi kinerja karyawan. HR tidak perlu membongkar untuk mencari data karyawan pada periode sebelumnya. Sehingga untuk melakukan evaluasi kinerja karyawan tidak memakan waktu yang lama, karena data periode sebelumnya mudah untuk diakses kembali. Dari data tersebut HR dapat menilai bagaimana kinerja setiap karyawan dan menetapkan rencana strategis untuk pengembangan karyawan perusahaan.
Kontrol data lebih mudah
Data karyawan yang tersimpan dengan baik terlebih jika menggunakan aplikasi HR akan lebih mudah untuk dikontrol. Masing-masing pihak memiliki akses untuk dapat melihat data karyawan. Tentu saja akses yang diberikan pada masing-masing karyawan berbeda, sehingga data yang sifatnya confidential tetap terjaga kerahasiaannya.
Empat poin di atas merupakan kemudahan yang dapat dirasakan bila data karyawan dikelola dengan baik. Penggunaan aplikasi HR juga dapat mempermudah perusahaan untuk mengelola data karyawan. Salah satu aplikasi HR yang ada di Indonesia adalah Zemangat.
Zemangat adalah aplikasi HR yang salah satu nya memiliki fitur empoyee data management. Melalui aplikasi zemangat, anda dapat mengadministrasikan data karyawan anda secara mudah. Karyawan juga dapat secara langsung mengakses data diri dan profile mereka serta melakukan update data personal mereka secara mandiri. Anda sebagai admin juga akan memperoleh informasi apabila terdapat perubahan data yang dilakukan oleh karyawan. Anda juga dapat menerapkan approval terhadap perubahan data tersebut sehingga data yang ter arsip akan lebih valid.
Tertarik dengan solusi manajemen data karyawan? Zemangat bisa menjadi pilihan anda. Tertarik untuk mengelola data karyawan dengan baik bersama Zemangat? Klik disini untuk hubungi kami.
