Cuti menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) berarti meninggalkan pekerjaan beberapa waktu secara resmi untuk beristirahat dan sebagainya. Berdasarkan Undang–Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (UU Ketenagakerjaan) Pasal 79 Ayat (2), seorang pekerja berhak atas cuti tahunan sekurang-kurangnya 12 hari kerja dalam satu tahun. Karyawan dapat memperoleh sekurang-kurangnya 12 hari cuti tahunan jika telah bekerja minimal 1 tahun atau 12 bulan secara terus menerus di perusahaan.
Pengelolaan cuti dalam suatu perusahaan harus dilakukan secara jelas dan terstruktur. Jika tidak dikelola dengan baik, dikhawatirkan ada pihak yang akan merasa dirugikan. Untuk dapat melakukan cuti, karyawan tentunya harus melalui beberapa prosedur terlebih dahulu, Setiap perusahaan pastinya memiliki prosedur yang berbeda-beda, pada umumnya karyawan akan diminta untuk melakukan pengajuan kepada yang berwenang, apakah pengajuan tersebut disetujui atau tidak.
Pengajuan cuti mungkin saja tidak disetujui karena ada pekerjaan yang mendesak yang harus dikerjakan dan tidak bisa ditinggalkan, sehingga karyawan diharapkan untuk dapat menyelesaikan pekerjaan tersebut terlebih dahulu. HR nantinya juga diharuskan untuk melakukan pengecekan saldo cuti karyawan terlebih dahulu.Jika memang telah disetujui, baru lah karyawan dapat tidak hadir di hari dimana pengajuan cuti disetujui. Langkah-langkah pengajuan cuti karyawan di perusahaan pada umumnya adalah sebagai berikut:
- Karyawan mengambil formulir permohonan cuti ke HRD sekaligus melakukan pengecekan untuk saldo cuti yang tersisa.
- Karyawan mengisi formulir permohonan cuti dengan informasi mengenai tanggal beserta jumlah hari cuti yang akan diambil.
- Karyawan mengajukan form cuti tersebut kepada atasan atau bagian yang berhak untuk menyetujui permohonan tersebut.
- Setelah mendapatkan tandatangan ataupun persetujuan dari yang berwenang, karyawan memberikan formulir pengajuan cuti tersebut ke bagian personalia untuk dapat dicatat ke dalam database karyawan dan akan mengurangi saldo cuti karyawan tersebut.
Berdasarkan pemaparan langkah-langkah di atas, proses pengajuan cuti secara manual menggunakan form permohonan cuti memakan waktu yang cukup lama. Sisa saldo cuti yang masih dapat digunakan oleh karyawan juga rawan terjadi kesalahan perhitungan. Karyawan juga tidak dapat melihat sisa saldo cuti mereka secara self-service, melainkan harus melalui bagian personalia.
Untuk itu reformasi teknologi di bidang HR perlu dilakukan, sehingga seluruh prosedur pengajuan cuti atau izin ketidakhadiran nantinya dapat dilakukan dengan mudah. Karyawan dapat secara langsung melihat sisa saldo cuti di tahun berjalan secara mandiri melalui aplikasi. Selain itu, karyawan tidak lagi memerlukan kertas formulir pengajuan cuti, permohonan cuti dilakukan melalui aplikasi. Untuk atasan ataupun bagian yang berwenang untuk melakukan persetujuan permohonan cuti nantinya akan secara langsung menerima notifikasi jika terdapat karyawan yang mengajukan. Jika telah disetujui, HR tidak perlu repot lagi untuk mengurangi saldo cuti karyawan, seluruh proses dilakukan oleh sistem, kesalahan perhitungan sisa saldo cuti yang disebabkan oleh human error pun dapat diminimalisir.
Dari pemaparan di atas, dapat kita simpulkan bahwa penggunaan aplikasi HR lebih efisien dari segi waktu dan manfaatnya akan dirasakan oleh seluruh bagian perusahaan mulai dari karyawan, atasan dan tentunya HR. Zemangat adalah aplikasi HR yang salah satu manfaatnya adalah memberikan kemudahan dalam proses pengajuan cuti seperti yang tercantum di atas.
Tertarik dengan Zemangat? Konsultasikan kebutuhan anda kepada kami!
