Pengaturan shift dalam sebuah perusahaan merupakan salah satu kebutuhan yang harus dipenuhi oleh HR. Terlebih di masa pandemi yang dapat menyebabkan tidak bisa diprediksinya kesehatan masing-masing karyawan. Hal ini akan menempatkan HR di posisi yang sulit apabila ada karyawan yang tidak dapat hadir karena ada keperluan mendesak. Hal tersebut kemudian dapat berdampak pada tidak optimalnya jam kerja karyawan yang bisa merugikan perusahaan. Artikel ini akan membahas mengenai cara mengatur putaran shift dengan mudah agar tidak menyebabkan kesalahan dan membuat pekerjaan HR membengkak.
Contents
Mengenal Putaran Shift
Perusahaan yang biasanya menerapkan shift kerja, rata-rata adalah perusahaan yang menyediakan layanan 24 jam. Oleh karena itu, perusahaan menerapkan sistem shift agar operasional bisnis tetap optimal selama 24 jam. Putaran shift merupakan sistem kerja secara bergiliran. Biasanya perusahaan menetapkan beberapa bagian jam kerja dalam sehari. Penerapan shift kerja ini bertujuan untuk mengoptimalkan hasil kerja dan produktivitas para karyawan. Berdasarkan jangka waktu tertentu, perusahaan dapat merencanakan pengaturan shift sebagai berikut.
- Shift Pagi-Siang
Shift pagi-siang adalah jam kerja shift yang paling normal. Jam kerja shift ini biasanya dimulai pukul 08.00 hingga 15.00 atau sama dengan jam kerja normal. Jangka waktu shift pagi-siang dapat diterapkan selama seminggu penuh atau selama hari Senin sampai Jumat. Hal ini pun tergantung dari kebijakan masing-masing perusahaan, karena berkenaan dengan hari kerja.
2. Shift Malam
Shift malam merupakan shift kerja yang berlaku pukul 20.00 hingga 03.00 atau 23.00 hingga 07.00. Perusahaan yang sering menerapkan shift malam biasanya perusahaan yang memiliki layanan 24 jam seperti rumah sakit, media massa, kepolisian, pemadam kebakaran, call center, dan lain sebagainya. Shift malam biasanya diberlakukan tidak tetap hanya kepada karyawan tertentu, karena shift malam memiliki resiko tinggi terhadap kesehatan. Perusahaan biasanya memberlakukan shift malam secara bergantian kepada karyawannya.
3. Long Shift
Shift panjang merupakan penambahan waktu kerja di luar waktu kerja yang telah ditentukan dari biasanya. Model shift ini biasanya diambil untuk mengejar target jangka panjang yang ingin dicapai oleh karyawan.
4. Flexibel Shift
Shift fleksibel merupakan sistem kerja yang memperbolehkan karyawannya untuk mengatur jam kerjanya sendiri. Model shift ini biasanya diterapkan oleh perusahaan-perusahaan modern. Beberapa perusahaan bahkan ada yang memberi kebebasan bagi karyawan untuk pulang lebih cepat jika pekerjaan sudah selesai tanpa syarat jumlah jam kerja perhari.
5. Remote Working
Remote working merupakan sistem kerja jarak jauh yang banyak diterapkan oleh beberapa perusahaan akhir-akhir ini akibat pandemi. Sistem kerja remote working memiliki jam kerja yang fleksibel, sehingga mereka dapat bekerja dari mana saja. Biasanya, perusahaan yang menerapkan remote working adalah perusahaan-perusahaan modern seperti startup.
Peraturan Kerja Shift Menurut Undang-Undang
Aturan sistem kerja di Indonesia pada awalnya diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Kemudian diubah menjadi Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan kerja. Lebih lanjut, peraturan mengenai Waktu Kerja tertulis pada bab IV bagian kesatu Pasal 21 ayat (2) yang berbunyi sebagai berikut:
Waktu kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a) 7 (tujuh) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu; atau b) 8 (delapan) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu.
PP RI Nomor 35 Tahun 2021 juga mengatur mengenai waktu istirahat mingguan yang tertulis dalam Pasal 22:
Pengusaha yang mempekerjakan Pekerja/Buruh pada waktu kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 ayat (2) wajib memberi waktu istirahat mingguan kepada Pekerja/Buruh meliputi:
- Istirahat mingguan 1 (satu) hari untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu; atau
- Istirahat mingguan 2 (dua) hari untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu.
Adapun Waktu Kerja Lembur juga diatur pada bagian ketiga dari bab IV Pasal 26 yang berbunyi:
- Waktu kerja lembur hanya dapat dilakukan paling lama 4 (empat) jam dalam 1 (satu) hari dan 18 (delapan belas) jam dalam 1 (satu) minggu.
- Ketentuan Waktu Kerja Lembur sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak termasuk kerja lembur yang dilakukan pada waktu istirahat mingguan dan/atau hari libur resmi.
Pemerintah juga mengatur mengenai pembayaran upah Pekerja atau Buruh pada Pasal 27 yang salah satu ayatnya berbunyi:
Pengusaha yang mempekerjakan Pekerja/Buruh melebihi waktu kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 ayat (2), wajib membayar Upah Kerja Lembur.
Cara Melakukan Pengaturan Shift Karyawan
- Ikuti Aturan Pemerintah Tentang Regulasi Shift Kerja
Dalam melakukan pengaturan shift karyawan, HR perlu selalu mengikuti update terbaru aturan pemerintah mengenai regulasi shift kerja di Indonesia. Hal ini dapat berdampak buruk bagi perusahaan jika HR tidak mengikuti aturan pemerintah atau tidak mengikuti update terbaru tentang regulasi shift kerja. Perusahaan dapat terkena imbasnya karena mempekerjakan karyawan tidak sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
- Atur Shift Kerja Sesuai Regulasi
Selain harus sesuai dengan peraturan pemerintah, HR juga harus mempertimbangkan beberapa hal yang dimungkinkan bisa mengganggu kenyamanan dalam bekerja untuk mengatur shift kerja setiap karyawan. HR dapat menentukan karyawan mana yang bekerja di shift tertentu dengan mempertimbangkan usia, kesehatan, kerentanan, dan lain sebagainya. Seperti di masa pandemi ini, pemerintah menganjurkan untuk bekerja 8 jam per hari atau 40 jam perminggu sesuai dengan UU Nomor 35 Tahun 2021 Pasal 21. Anjuran ini pun atas pertimbangan resiko yang dapat merugikan karyawan maupun perusahaan, karena dapat menyebabkan kelelahan yang dapat mengarah pada kerentanan terserang virus.
- Sesuaikan dengan Jumlah Karyawan
Untuk mengoptimalkan jam kerja dan memberikan hasil pekerjaan yang baik, HR juga harus menyesuaikan shift kerja dengan jumlah karyawan yang ada. Terutama di masa pandemi yang membuat penularan virus dapat terjadi lebih cepat. Penyesuaian shift kerja dengan jumlah karyawan bertujuan agar tidak ada kepadatan karyawan di ruang kerja, kesenjangan sosial, serta menghindari isu-isu terkait penjadwalan.
- Diskusikan Pembagian Jam Kerja dengan Karyawan
Setelah HR selesai melakukan pengaturan shift, karyawan belum bisa menggunakan atau menerapkan jam kerja secara langsung. Karyawan dapat menggunakan jadwal jam kerja tersebut setelah memberikan persetujuan kepada HR dan perusahaan. Hal ini bertujuan agar HR atau perusahaan dapat memahami kebutuhan masing-masing karyawan, karena jam kerja juga berhubungan dengan golden hour masing-masing karyawan. Golden hour merupakan waktu yang sangat efektif bagi karyawan untuk bekerja dan menyelesaikan pekerjaan mereka. Sehingga hal tersebut dapat mempermudah karyawan, mempercepat pekerjaan, dan memberikan dampak yang baik bagi perusahaan.
Solusi Melakukan Pengaturan Shift Tanpa Menimbulkan Kesalahan
Kebutuhan akan teknologi yang dapat mempermudah pekerjaan administrasi HR lainnya semakin meningkat semenjak pandemi. Pandemi mengharuskan karyawan dapat bekerja jarak jauh, sementara pekerjaan-pekerjaan karyawan juga tetap harus terpenuhi. Untuk menyeimbangkan kebutuhan karyawan dan keberlangsungan sebuah perusahaan, perusahaan sangat membutuhkan peran HR dalam hal ini. HR harus pandai-pandai dalam mengatur dan mengelola putaran shift karyawan agar tidak terjadi bentrok ataupun jadwal jam kerja yang kosong.
Oleh karena itu, penggunaan aplikasi akan dapat mempermudah pekerjaan HR dalam mengatur dan mengelola putaran shift karyawan juga menyelesaikan pekerjaan HR yang lain. Penggunaan aplikasi yang memadai dan sesuai dengan kebutuhan HR akan dapat memangkas waktu dan meminimalisir kesalahan dalam merumuskan strategi pola shift karyawan. Selain itu, karyawan dapat dengan mudah melakukan pengecekan jam kerja secara langsung melalui aplikasi mobile masing-masing, sehingga tidak perlu untuk mencetak jadwal kerja menggunakan kertas.
Zemangat merupakan aplikasi HR yang dapat menjadi solusi terbaik dan memberikan kemudahan bagi pekerjaan HR. Dengan sistem automasi shift karyawan, karyawan akan dengan mudah mendapatkan shift kerja mereka. Melalui aplikasi Zemangat, supervisor atau HRD dapat melakukan pergantian shift secara fleksibel dan memudahkan karyawan dalam memonitor jadwal kerja mereka di kemudian hari. Selain itu, aplikasi Zemangat juga dilengkapi dengan fitur pengelolaan karyawan secara menyeluruh mulai dari kelola database karyawan, absensi online, hingga penggajian.
Tertarik dengan Zemangat? Tunggu apalagi? Konsultasikan kebutuhan Anda kepada kami! Klik Disini.
