Dalam kegiatan operasi perusahaan, penyimpanan data merupakan tantangan tersendiri. Bagi HR, penyimpanan dan pengelolaan data administrasi pegawai menjadi pain point tersendiri. Penggunaan sistem database menjadi salah satu upaya untuk mempermudah pengelolaan data pegawai.
Data yang tersimpan dalam sistem dapat lebih mudah untuk dicari atau diakses jika dibutuhkan di kemudian hari. Selain itu, penggunaan software atau aplikasi dapat mengurangi redudansi. Jika perlu untuk dilakukan pembaharuan data, update hanya dilakukan di satu tempat dengan mudah Berikut merupakan tips mengelola data karyawan dengan lebih baik dan terstruktur:
Tentukan data karyawan apa saja yang sekiranya dibutuhkan oleh perusahaan
Data karyawan yang perlu disiapkan adalah data personal karyawan, meliputi nama, tempat dan tanggal lahir, agama, status pernikahan, data kepegawaian karyawan, meliputi Nomor Induk Karyawan (NIK/Employee ID), jabatan karyawan, departemen karyawan, NPWP, dan BPJS karyawan.
Gunakan software atau aplikasi untuk mengelola data karyawan
Penggunaan software atau aplikasi yang menghandle database karyawan akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam penyimpanan dan pengelolaan data karyawan. Seluruh data karyawan yang dibutuhkan pada suatu waktu ada dan dapat diakses dalam 1 aplikasi.
Atur user yang dapat mengakses database karyawan
Jika perusahaan memutuskan untuk menggunakan software atau aplikasi database untuk menyimpan data pegawai, HR tentunya harus memilah siapa saja yang memiliki wewenang dan dapat mengakses data karyawan tersebut, karena beberapa data karyawan yang tersimpan di aplikasi tersebut tentunya bersifat konfidensial dan harus dijaga kerahasiaannya.
Pengelolaan data karyawan perlu dilakukan dengan baik. Data karyawan yang disimpan juga harus dapat dicari kapan saja data tersebut dibutuhkan. Jika perusahaan anda memutuskan untuk menggunakan aplikasi untuk mengelola data karyawan, perusahaan harus memilih aplikasi yang aman dan menjamin kerahasiaan data pegawai.
Zemangat adalah aplikasi HR yang salah satu nya memiliki fitur empoyee data management. Melalui aplikasi zemangat, anda dapat mengadministrasikan data karyawan anda secara mudah. Karyawan juga dapat secara langsung mengakses data diri dan profile mereka serta melakukan update data personal mereka secara mandiri. Anda sebagai admin juga akan memperoleh informasi apabila terdapat perubahan data yang dilakukan oleh karyawan. Anda juga dapat menerapkan approval terhadap perubahan data tersebut sehingga data yang ter arsip akan lebih valid.
Tertarik dengan solusi manajemen data karyawan? Zemangat bisa menjadi pilihan anda. Tertarik untuk mengelola data karyawan dengan baik bersama Zemangat? Klik disini untuk hubungi kami.
